IVA intracomunitario para autónomos: guía completa para no equivocarte

Si eres autónomo y has empezado a vender o comprar a otros países de la Unión Europea, el IVA intracomunitario se convierte en uno de esos temas que hay que dominar sí o sí. De cómo lo apliques dependerá que tus facturas estén bien hechas, que no pagues de más y, sobre todo, que Hacienda no te dé un tirón de orejas.

En las próximas líneas vas a encontrar una guía muy completa, pensada para autónomos y pequeñas empresas, donde se explica con detalle qué es el IVA intracomunitario, cuándo se usa, cómo conseguir el NIF-IVA, cómo facturar y cómo declararlo en cada modelo. La idea es que puedas operar con clientes y proveedores de la UE con tranquilidad, sin miedo a equivocarte con las normas.

Qué es el IVA intracomunitario y por qué importa tanto a los autónomos

Cuando hablamos de IVA intracomunitario no nos referimos a un tipo de IVA nuevo, ni a un porcentaje especial para Europa, sino a un conjunto de reglas comunes que los países de la UE aplican al IVA en las operaciones entre ellos. Esas reglas marcan cuándo las facturas van sin IVA, quién tiene que declararlo y en qué país se paga realmente el impuesto.

Este sistema se aplica en las llamadas operaciones intracomunitarias, que son las compraventas de bienes o servicios entre empresas y profesionales de distintos países de la UE. Si tú eres autónomo en España y tu cliente o proveedor está en Francia, Alemania o cualquier otro país de la Unión, entras de lleno en este terreno.

La clave del IVA intracomunitario es que intenta evitar la doble imposición y facilitar el comercio dentro del mercado único europeo. En lugar de que el vendedor cobre el IVA de su país y luego el comprador pague de nuevo en el suyo, se utilizan mecanismos como la exención en origen o la inversión del sujeto pasivo, de manera que el impuesto se liquida solo en el país de destino.

Para poder beneficiarte de estas reglas, no basta con tener NIF normal de autónomo: hay que estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y disponer de un NIF-IVA válido. Sin esto, muchas de las ventajas desaparecen y te tocará aplicar el IVA español como si fuera una operación nacional.

Marco legal del IVA intracomunitario

Todo este tinglado del IVA intracomunitario no se lo ha inventado Hacienda de la noche a la mañana, sino que viene regulado por una normativa europea y por la propia Ley del IVA española, que recoge y adapta esas reglas.

A nivel de la Unión Europea, la pieza central es la Directiva 2006/112/CE del Consejo, que establece el sistema común del IVA. En ella se definen, entre otras cosas, qué se considera entrega intracomunitaria, cómo funcionan las adquisiciones intracomunitarias y en qué casos las operaciones están exentas.

En España, esa directiva se traduce en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. En esta ley se detallan cuestiones como el hecho imponible, las reglas de localización de los servicios, las exenciones para entregas intracomunitarias y la obligación de inscribirse en el ROI cuando realizas determinadas operaciones con la UE.

Además de estas normas generales, desde 2021 se han introducido cambios muy relevantes, especialmente en el comercio electrónico y las ventas a distancia a particulares, con el famoso umbral de 10.000 euros y el sistema de ventanilla única (OSS) para simplificar la liquidación del IVA en varios países a la vez.

Qué es el NIF intracomunitario (NIF-IVA) y en qué se diferencia del NIF normal

Uno de los líos más habituales entre autónomos novatos es creer que su DNI o NIF de toda la vida sirve como número de IVA para operar en la UE. La realidad es que el NIF y el NIF intracomunitario no son lo mismo, aunque estén muy relacionados.

El NIF “normal” es el número que necesitas para ejercer como autónomo o para que tu empresa tenga identidad fiscal en España. En el caso de una persona física, lo habitual es que coincida con el DNI.

El NIF intracomunitario o NIF-IVA es el identificador que se utiliza específicamente para operar en el marco del IVA intracomunitario. Es el número que verás también como VAT number en muchos formularios y facturas internacionales.

En España es muy fácil de reconocer porque se forma añadiendo el prefijo “ES” a tu NIF. Es decir, si tu NIF es 12345678X, tu NIF-IVA será ES12345678X. Eso sí, no basta con colocar las letras “ES” delante: Hacienda tiene que haberte incluido en el ROI y haber activado ese número en el censo VIES; si no, a efectos prácticos no sirve como NIF-IVA.

Disponer de este número te permite, entre otras cosas, emitir facturas sin IVA a clientes de la UE, recibir facturas sin IVA de proveedores europeos, evitar la doble imposición y aplicar legalmente la inversión del sujeto pasivo en muchas operaciones.

Quién necesita realmente un NIF-IVA como autónomo

No todos los autónomos tienen que correr a darse de alta en el ROI. Solo es obligatorio cuando realizas ciertas operaciones intracomunitarias que encajan en los supuestos que marca la ley.

En general, necesitarás NIF intracomunitario si cumples estas dos condiciones a la vez: compras o vendes bienes o servicios a otros países de la UE y tu interlocutor es otra empresa o profesional, no un consumidor final. Es decir, hablamos de operaciones B2B dentro de la Unión.

Están obligados a inscribirse en el ROI y obtener NIF-IVA, entre otros:

• Autónomos y empresas que realizan entregas intracomunitarias de bienes, es decir, venden mercancía a clientes de la UE con transporte de los bienes de un Estado miembro a otro.
• Quienes efectúan adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas al impuesto, incluso si luego esos bienes se utilizan para actividades en el extranjero.
• Los que reciben servicios de empresarios o profesionales no establecidos en España, cuando por reglas de localización les corresponde a ellos autorrepercutirse el IVA en España.
• Los que prestan servicios a clientes de otros Estados miembros cuando, por normativa, el servicio se entiende realizado en el país del destinatario y se aplica la inversión del sujeto pasivo.

También puede ser obligatorio para determinadas entidades no empresariales (por ejemplo, algunas asociaciones o entidades públicas) si realizan adquisiciones intracomunitarias de cierto volumen. Y, aunque no haya obligación estricta, muchos negocios optan por solicitar el NIF-IVA si prevén que van a empezar a trabajar pronto con clientes o proveedores de la UE.

Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y censo VIES

Para que tu NIF-IVA exista “de verdad” a ojos de la UE no basta con que lo sepas tú y tu gestor; debes estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), que es un censo específico de la Agencia Tributaria.

El ROI agrupa a los empresarios, profesionales y entidades que realizan entregas o adquisiciones de bienes, o prestaciones y adquisiciones de servicios, con otros Estados miembros. Cuando Hacienda te incluye en este registro, tu NIF-IVA pasa automáticamente a formar parte del sistema europeo VIES.

El VIES (VAT Information Exchange System) es una base de datos mantenida por la Comisión Europea donde se puede comprobar si un número de IVA intracomunitario es válido. Gracias a este sistema, cualquier autónomo o empresa puede verificar online si su cliente o proveedor está realmente autorizado a operar como operador intracomunitario.

Esta comprobación es muy importante porque, para poder emitir una factura sin IVA aplicando una exención intracomunitaria, el cliente debe facilitarte un NIF-IVA válido y tú debes verificarlo en el VIES. Si no lo haces y más tarde Hacienda detecta que el número no era correcto, puede considerar que debías haber repercutido el IVA español y reclamarte las cuotas, con intereses y posibles sanciones.

Cómo solicitar el alta en el ROI y conseguir tu NIF intracomunitario

El trámite para registrarte como operador intracomunitario es el mismo tanto si eres un nuevo autónomo como si ya estabas de alta y comienzas ahora a trabajar con la UE: hay que presentar el modelo 036 de declaración censal, ya sea por internet o en una oficina de la Agencia Tributaria.

Si te das de alta como autónomo desde cero y sabes que vas a operar con otros países de la UE desde el principio, puedes solicitar el alta en el ROI en el mismo modelo 036 de alta. Si ya estabas dado de alta y lo haces más tarde, presentarás un 036 de modificación.

En el modelo 036 de la AEAT debes:

• Marcar la casilla 582 para solicitar el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios.
• Indicar en la casilla 584 la fecha prevista de tu primera operación intracomunitaria, aunque sea aproximada.
• Si haces la solicitud con posterioridad a tu alta como autónomo, en algunos modelos deberás marcar también la casilla de modificación (por ejemplo, la 130 en la página 1 del 036).

Una vez presentado el formulario, Hacienda dispone de un plazo de hasta tres meses para aceptar o denegar la inclusión en el ROI. Durante ese tiempo puede pedirte documentación adicional (contratos, facturas proforma, correos con clientes o proveedores de la UE…) o incluso realizar una visita de comprobación para verificar que tu actividad y tus previsiones de operaciones intracomunitarias son reales.

Si la solicitud se aprueba, tu NIF-IVA quedará activado, adquirirás la condición de operador intracomunitario y aparecerás como válido en el VIES. Si transcurren los tres meses sin respuesta, se entiende que la solicitud está denegada por silencio administrativo y deberás consultar con tu asesor o con la propia AEAT para valorar un nuevo intento o, si procede, presentar alegaciones o recursos.

Cómo comprobar el NIF-IVA propio y el de tus socios europeos

Una vez estás dado de alta en el ROI, es recomendable verificar que tu propio NIF-IVA figura correctamente en el VIES. Para hacerlo puedes entrar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y utilizar la opción de consulta de NIF-IVA, o ir directamente al validador VIES de la Comisión Europea.

En la web del VIES tendrás que indicar estos datos:

• El país del número que quieres verificar (por ejemplo, Francia, Alemania, Italia, etc.).
• El NIF-IVA completo que te ha facilitado tu cliente o proveedor, sin espacios ni guiones.
• Opcionalmente, tu propio país y tu NIF-IVA como solicitante, si quieres que se genere una prueba de que has realizado la comprobación.

Si el número es válido, el sistema te mostrará un mensaje de confirmación y, en algunos casos, la razón social o nombre vinculado a ese NIF-IVA. Guarda o imprime esa pantalla, porque te servirá como prueba ante Hacienda de que verificaste el IVA de tu cliente en una fecha concreta.

Si el VIES indica que el número no es válido, pueden pasar varias cosas: que el alta en el ROI todavía no se haya completado, que haya un error en el número que te han comunicado, o que simplemente esa empresa o profesional no esté registrado como operador intracomunitario. En ese último caso, si le vendes tú desde España, no podrás aplicar la exención y tendrás que repercutir el IVA español en tu factura.

Tipos de operaciones intracomunitarias: entregas, adquisiciones y servicios

Dentro del IVA intracomunitario conviene distinguir varios tipos de operaciones, porque el tratamiento fiscal cambia según se trate de una venta, una compra o una prestación de servicios, y también según el destinatario sea empresa/autónomo (B2B) o particular (B2C).

En términos básicos, tenemos tres grandes bloques:

• Entregas intracomunitarias de bienes: ventas de mercancías a clientes establecidos en otro Estado miembro, con transporte de los bienes de un país a otro.
• Adquisiciones intracomunitarias de bienes: compras de mercancías a proveedores de otro país de la UE, con llegada de los bienes al territorio de aplicación del IVA español (península y Baleares).
• Prestaciones de servicios intracomunitarios: servicios que se prestan entre empresas o profesionales de distintos países de la UE, con reglas de localización específicas.

Además, hay que tener presentes las operaciones con particulares (B2C), en las que el juego cambia bastante: en ventas a distancia y servicios digitales, por ejemplo, entra en escena el umbral de 10.000 euros y el sistema de ventanilla única.

Por último, no hay que confundir las operaciones intracomunitarias con las que se realizan con países fuera de la UE (importaciones y exportaciones). Ahí se aplican reglas diferentes: el IVA se liquida en aduana en las importaciones, y las exportaciones suelen estar exentas de IVA en origen.

IVA en las entregas intracomunitarias de bienes (ventas)

Cuando vendas bienes a un cliente establecido en otro país de la UE, y tanto tú como él seáis operadores intracomunitarios, la regla general es que la entrega estará exenta de IVA en España. Esto significa que emitirás la factura sin IVA, pero tendrás que cumplir ciertos requisitos formales para que la exención sea válida.

Para que una entrega intracomunitaria pueda facturarse sin IVA deben cumplirse, entre otros, estos puntos:

• Vendedor y comprador deben ser empresarios o profesionales (salvo casos especiales) y estar inscritos en el ROI o su equivalente en el país de destino.
• Ambos deben disponer de NIF-IVA válido, y el vendedor debe comprobar el del cliente en el VIES.
• Debe existir un transporte real de los bienes desde España a otro Estado miembro, excluyendo territorios como Canarias, Ceuta y Melilla, que no forman parte del ámbito del IVA comunitario.
• El proveedor tiene que poder probar el envío, conservando albaranes, documentos del transportista, contratos, etc.
• La operación debe declararse correctamente en los modelos 303 y 349 de la Agencia Tributaria.

En la factura que emitas a tu cliente comunitario deberás incluir estos datos:

• Tu NIF-IVA y el de tu cliente, ambos con el prefijo del país correspondiente (ES, DE, FR, IT…).
• La base imponible de la operación, sin desglose de IVA.
• Una mención a la exención, del tipo: “Operación exenta de IVA según el artículo 25 de la Ley 37/1992” o referencia equivalente.

Si tu cliente no te facilita un NIF-IVA válido o no aparece en el VIES, deberás tratar la operación como una venta con IVA español, igual que si fuera un cliente nacional. En ese caso facturarías con el tipo que corresponda (21 %, 10 % o 4 %), y no habría exención intracomunitaria.

IVA en las adquisiciones intracomunitarias de bienes (compras)

Cuando el que compra eres tú y el proveedor está en otro país de la UE, hablamos de adquisición intracomunitaria. En estas operaciones, si ambos sois operadores intracomunitarios, el proveedor te emitirá la factura sin IVA y serás tú, como destinatario, quien se autorrepercuta el impuesto en España.

El mecanismo funciona así: en tu modelo 303 declaras simultáneamente el IVA repercutido y el IVA soportado sobre la misma base imponible, de forma que, si tienes derecho a deducción, el efecto económico es neutro (pagas y te deduces la misma cantidad).

Para que la compra tenga el tratamiento de adquisición intracomunitaria deben darse, en esencia, las mismas condiciones que en el caso de la entrega: ambas partes son empresarios/profesionales, tienen NIF-IVA válido, los bienes se trasladan físicamente a España y tú estás inscrito en el ROI.

En tu contabilidad deberás registrar la factura del proveedor extranjero sin IVA, y, a nivel fiscal, incluir la base y la cuota en las casillas específicas del modelo 303 y también la operación en el modelo 349. A ojos de Hacienda, es como si te hubieras vendido a ti mismo esos bienes en España.

Si el proveedor extranjero no está dado de alta como operador intracomunitario y te emite la factura con el IVA de su país, ese impuesto normalmente no podrás deducirlo en el modelo 303. En algunos casos podrás pedir la devolución mediante el modelo 360 o tratarlo como mayor gasto a efectos de IRPF, pero ya no estaríamos ante una adquisición intracomunitaria “pura”.

Prestación de servicios intracomunitarios y reglas de localización

Los servicios intracomunitarios (consultoría, programación, diseño, marketing, formación online, etc.) siguen reglas de localización distintas a las de los bienes. Lo primero que hay que determinar es dónde se entiende prestado el servicio a efectos de IVA, porque eso marca en qué país se liquida el impuesto.

La regla general es la siguiente:

• Si el destinatario es empresa o profesional (B2B), el servicio se localiza en el país donde está establecido el cliente, por lo que tú emites la factura sin IVA y él se autorrepercute el impuesto en su país (inversión del sujeto pasivo).
• Si el destinatario es particular (B2C), en la mayoría de los casos el servicio se localiza en el país del prestador, por lo que facturas con IVA español como si fuera un cliente nacional.

Hay, eso sí, bastantes excepciones: servicios relacionados con inmuebles (se localizan donde está el inmueble), transporte de pasajeros, restauración y catering, acceso a eventos, telecomunicaciones, radiodifusión, servicios electrónicos a particulares…. En estos casos la localización puede ser el país donde está el inmueble, donde se celebra el evento o donde reside el consumidor, y puede tocar aplicar el IVA de ese país.

Cuando prestas un servicio a una empresa de la UE y aplicas la regla general B2B, la factura irá sin IVA, incluirá tu NIF-IVA y el de tu cliente, y una mención del tipo: “Inversión del sujeto pasivo (art. 69 y 84 de la Ley 37/1992)”. La operación deberá figurar tanto en tu modelo 303 (como operación no sujeta o exenta, según el caso) como en el modelo 349.

Si el servicio lo prestas a un particular de la UE, salvo que se trate de servicios electrónicos u otros supuestos especiales, aplicarás el IVA español y reflejarás esa venta en tu 303 y 390 como cualquier otra factura nacional. Solo si superas el umbral de 10.000 euros en determinados servicios a consumidores de otros países tendrás que entrar en el juego del IVA del país de destino y el OSS.

Operaciones intracomunitarias con particulares: ventas a distancia y servicios digitales

Cuando tus clientes son consumidores finales de otros países de la UE (por ejemplo, vendes por internet a particulares), el tratamiento del IVA es distinto al de las operaciones B2B. Aquí entra en juego el famoso umbral conjunto de 10.000 euros anuales para ventas a distancia y ciertos servicios digitales.

En el ámbito de ventas de bienes a particulares (e-commerce), la regla funciona así:

• Si el importe anual sin IVA de tus ventas a consumidores de otros Estados miembros (más determinados servicios digitales a particulares) no supera los 10.000 euros, puedes seguir aplicando el IVA español en esas ventas.
• En cuanto el conjunto de esas operaciones supere los 10.000 euros en el año corriente o el anterior, tus ventas a particulares de la UE deben tributar en el país de destino, con el tipo de IVA de cada país.

Para no volverte loco registrándote en cada Estado miembro, puedes usar la ventanilla única (OSS – One Stop Shop). Te registras en Hacienda, presentas una sola declaración trimestral OSS indicando el IVA repercutido a clientes de cada país, haces un único pago a la AEAT y esta se encarga de repartirlo entre los distintos Estados.

En cuanto a los servicios electrónicos, de telecomunicaciones, radiodifusión y televisión prestados a particulares, la regla de tributación en destino se aplica desde el primer euro: debes cargar el IVA del país del cliente y declararlo, normalmente, a través de la OSS. Esto afecta, por ejemplo, a suscripciones online, software descargable, cursos automatizados, plataformas de streaming, etc.

Lo importante es que tengas bien identificados qué clientes son particulares, desde qué países te compran y cuánto facturas a cada uno, para saber si te quedas por debajo del umbral o si ya te toca aplicar el IVA extranjero y darte de alta en la ventanilla única.

Modelos para declarar el IVA intracomunitario: 303, 349 y 390

Además de facturar bien, con IVA o sin él según corresponda, las operaciones intracomunitarias hay que declararlas correctamente en los modelos de Hacienda. Los principales implicados en este asunto son el 303, el 349 y el 390.

El modelo 303 es la autoliquidación periódica del IVA (trimestral para la mayoría de autónomos). En él tendrás que:

• Incluir las adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios, tanto en la parte de IVA repercutido (autorrepercusión) como en la de IVA soportado, en las casillas específicas de operaciones con inversión del sujeto pasivo.
• Declarar las entregas intracomunitarias de bienes y prestaciones de servicios a clientes de la UE, que aunque vayan sin IVA deben informarse en la casilla correspondiente a operaciones exentas/no sujetas intracomunitarias.

El modelo 349 es una declaración recapitulativa informativa donde detallas todas tus operaciones intracomunitarias B2B: entregas de bienes, adquisiciones y prestaciones de servicios. Para cada cliente o proveedor debes indicar su NIF-IVA, el país y el importe total de las operaciones.

La obligación de presentar el 349 existe siempre que realices este tipo de operaciones, y su periodicidad dependerá del volumen:

• Mensual si el total de las entregas y servicios intracomunitarios supera los 50.000 euros en un trimestre.
• Trimestral si estás por debajo de ese umbral.
• En algunos casos muy pequeños, anual, si no superas determinados límites de importe.

Por último, el modelo 390 es el resumen anual del IVA. En él tendrás que cuadrar todas las operaciones intracomunitarias declaradas durante el ejercicio, reflejando tanto las bases como las cuotas de IVA autorepercutido, así como las entregas exentas a operadores de la UE.

IVA intracomunitario, comercio electrónico y marketplaces

Si tienes una tienda online o vendes servicios digitales, el IVA intracomunitario te afecta de lleno. Las ventas a distancia a particulares de la UE y los servicios electrónicos se rigen por reglas especiales que han cambiado bastante en los últimos años.

En comercio electrónico B2C, además del umbral de 10.000 euros y la ventanilla única, hay que tener en cuenta que los marketplaces y plataformas digitales en algunos casos actúan como sujetos pasivos del IVA. Es decir, plataformas como Amazon, por ejemplo, pueden ser quienes recauden y declaren el IVA de determinadas ventas que facilitan, sobre todo cuando intervienen vendedores de fuera de la UE o importaciones de bajo valor.

Aun así, esto no significa que como autónomo puedas olvidarte del IVA. Sigues siendo responsable de facturar correctamente tus ventas, conservar la documentación y presentar tus modelos de IVA españoles por el resto de operaciones. El hecho de que la plataforma se ocupe de parte del IVA no te exime de tus obligaciones con la Agencia Tributaria.

En servicios digitales a particulares, como cursos online, software, suscripciones o contenidos bajo pago, aplicar el IVA del país del cliente es obligatorio desde el primer euro. Aquí la OSS es prácticamente imprescindible si vendes a varios países, porque te permite concentrar todas esas obligaciones en una única declaración trimestral en España.

Por todo esto, si tu negocio gira en torno al comercio electrónico intracomunitario, lo más prudente es usar un buen programa de facturación y contar con asesoría especializada que tenga por la mano la normativa actualizada de IVA europeo.

Entender bien el IVA intracomunitario, el ROI, el NIF-IVA, las diferencias entre operaciones B2B y B2C, y cómo se reflejan todas esas operaciones en las facturas y en los modelos 303, 349 y 390, es lo que te permite vender y comprar dentro de la Unión Europea con seguridad, aprovechando las exenciones donde toca, evitando la doble imposición y reduciendo al mínimo los riesgos de errores y sanciones.

• IVA intracomunitario es un conjunto de normas, no un tipo de IVA nuevo, que regula las operaciones de bienes y servicios entre países de la UE.
• Para facturar sin IVA en muchas operaciones B2B dentro de la UE es imprescindible estar en el ROI y tener NIF-IVA válido en el VIES.
• Las operaciones con empresas y las realizadas con particulares de la UE tienen tratamientos de IVA muy distintos, especialmente en comercio electrónico y servicios digitales.
• El correcto uso de los modelos 303, 349 y 390 garantiza que tus operaciones intracomunitarias queden bien declaradas ante Hacienda.