Cómo deducir el gasto del teléfono si eres autónomo

Para cualquier autónomo, vivir pegado al teléfono es casi parte del contrato: llamadas con clientes, mensajes con proveedores, reuniones por videollamada… El móvil y, en muchos casos, el fijo y la conexión a Internet, se han convertido en herramientas básicas del día a día profesional.

Ahora bien, una cosa es usar el teléfono para trabajar y otra muy distinta es que Hacienda acepte ese coste como deducible. La Agencia Tributaria es especialmente estricta con los gastos de telefonía, y si no se cumplen ciertas condiciones muy concretas puede tumbar la deducción sin pestañear. Por suerte, existen criterios claros y bastante asentados sobre cuándo y cómo un autónomo puede deducir el gasto del teléfono, tanto fijo como móvil, en IRPF (y en muchos casos también en IVA). Vamos a verlos con calma, pero sin rodeos.

Qué entiende Hacienda por gasto deducible

Antes de entrar al detalle del teléfono, toca repasar qué considera Hacienda un gasto deducible. Da igual que hablemos de móvil, alquiler o gasolina: todos los gastos deben pasar por el mismo filtro para ser aceptados en el IRPF.

Un gasto solo es deducible si cumple simultáneamente tres requisitos básicos que la normativa fiscal repite una y otra vez y que la Administración comprueba con lupa en las revisiones a autónomos.

• Vinculación con la actividad económica: el gasto debe estar directamente relacionado con la obtención de ingresos o con el ejercicio de la actividad profesional o empresarial. Nada de meter el Netflix, el gimnasio o el regalo de cumpleaños en la contabilidad “porque lo uso también para trabajar un poco”.
• Justificación adecuada: normalmente, mediante factura completa que recoja todos los datos obligatorios (emisor, receptor, NIF, concepto, base, IVA, total, etc.). En algunos casos concretos, se admiten extractos bancarios u otros justificantes, pero en telefonía lo prudente es contar siempre con factura correcta.
• Registro contable: el gasto tiene que estar anotado en tus libros de ingresos y gastos (o en tu software de facturación/contabilidad) con la fecha, el concepto y el importe correcto. Si no está registrado, a efectos fiscales es como si no existiera.

En el caso concreto del teléfono, el gran problema está en la famosa “afectación a la actividad”. El Reglamento del IRPF exige que los bienes y servicios afectos a la actividad lo estén de manera exclusiva. Y aquí es donde la mayoría de autónomos tropieza: si se usa la misma línea para trabajar y para temas personales, Hacienda entiende que no hay afectación exclusiva y deniega la deducción.

Por eso, cuando hablamos de deducir teléfonos, la clave es poder demostrar de forma creíble y documentada que una línea o un gasto concreto se destina solo al trabajo. Sin esa prueba, el margen de maniobra se reduce muchísimo.

Deducción del teléfono fijo del autónomo

El teléfono fijo suele ser bastante menos conflictivo que el móvil. Hacienda diferencia claramente entre el fijo de un local u oficina y el fijo de la vivienda habitual, y en cada caso aplica reglas distintas.

Teléfono fijo en local u oficina afectos al 100 %

Cuando el autónomo desarrolla su actividad en un local, despacho u oficina distinta de su casa, todo es mucho más sencillo. Si el local está afecto íntegramente a la actividad económica, la línea fija asociada a ese espacio se considera un gasto plenamente deducible.

Eso significa que, en la práctica, podrás deducir el 100 % de la factura del teléfono fijo del negocio tanto en IRPF como, en general, en IVA (siempre que tengas derecho a deducirte IVA en tu actividad y la factura cumpla requisitos). Hacienda asume que esa línea se usa para llamar a clientes, coordinar trabajos, contactar con proveedores, etc., y que no tiene un uso personal relevante.

Además, los suministros asociados al local u oficina (electricidad, agua, Internet, etc.) también serán deducibles en su totalidad, al estar el espacio completamente afecto a la actividad. Aquí no se aplican porcentajes de uso mixto, porque se trata de un lugar estrictamente profesional.

Teléfono fijo cuando trabajas desde casa

La cosa cambia cuando el autónomo trabaja desde su vivienda habitual. En estos casos Hacienda aplica un criterio mucho más restrictivo y obliga a calcular un porcentaje de deducción, tanto para el teléfono como para el resto de suministros.

Desde 2018, la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo permite deducir ciertos gastos de la vivienda habitual cuando se utiliza también como lugar de trabajo. Para poder hacerlo, es obligatorio haber comunicado en el modelo 036 o 037 qué parte de la vivienda (en metros cuadrados) está afecta a la actividad.

Una vez hayas declarado esos metros ante Hacienda, los suministros de la casa —agua, luz, gas, Internet y también teléfono fijo— se pueden deducir así: se calcula la proporción entre los metros dedicados a la actividad y los metros totales de la vivienda, y sobre ese porcentaje se aplica un 30 %.

Pongamos un ejemplo práctico para verlo claro. Imagina una vivienda de 100 m² en la que declaras afectos 10 m² como despacho (es decir, un 10 % de la superficie). Si recibes una factura de 100 euros de telefonía fija y otros suministros, la fórmula sería:

• Proporción de vivienda afecta: 10 m² / 100 m² = 10 %.
• Aplicamos el 30 % sobre ese 10 %: 10 % × 30 % = 3 %.
• Resultado: solo podrías deducir un 3 % de la factura, es decir, 3 euros en este caso.

Esto se aplica únicamente a nivel de IRPF. En IVA, los suministros de la vivienda habitual —incluido el teléfono fijo— no son deducibles de forma proporcional en la mayoría de supuestos, salvo casos muy específicos aconsejados por una asesoría y con buena documentación.

Deducción del teléfono móvil para autónomos

El auténtico campo de batalla con Hacienda no es el fijo, sino el móvil. El teléfono móvil es el gasto de telecomunicaciones más vigilado por la Agencia Tributaria, porque casi siempre se mezcla el uso profesional y el personal.

El criterio de Hacienda: uso exclusivo para la actividad

La Dirección General de Tributos ha reiterado en múltiples consultas que, para que el gasto de una línea de móvil sea deducible, debe estar utilizada exclusivamente para la actividad económica. No vale “lo uso sobre todo para trabajar” ni “casi todas las llamadas son a clientes”. La línea debe poder considerarse afecta solo al negocio.

Si una misma línea se usa indistintamente para hablar con clientes y para temas personales, Tributos es tajante: no se puede deducir ninguna parte del gasto, ni en IRPF ni en IVA (cuando corresponda). No se acepta un porcentaje estimado de uso profesional, por más que el autónomo crea tenerlo más o menos cuantificado.

Por tanto, si quieres jugar sobre seguro: lo recomendable es disponer de al menos dos líneas móviles diferenciadas, una para uso personal y otra puramente profesional. De este modo, ante una comprobación, puedes demostrar con más facilidad que la línea “profesional” se dedica al trabajo.

Cómo demostrar la afectación exclusiva del móvil

Hacienda, en caso de revisión, no se limita a creerse tu palabra. La afectación exclusiva de una línea móvil debe acreditarse con pruebas objetivas y coherentes, sobre todo si el gasto es elevado o el uso no parece del todo claro.

Algunos ejemplos de pruebas que pueden ayudarte a sostener esa afectación exclusiva serían:

• Mantener dos líneas separadas, una personal y otra profesional, contratadas a tu nombre o al de tu actividad, y utilizar siempre la profesional en tarjetas, presupuestos, web, perfiles de empresa, etc.
• Correlación entre las llamadas realizadas y tu cartera de clientes o proveedores, por ejemplo, demostrando que los principales números frecuentes son los de empresas o personas relacionadas con tu negocio.
• Facturas desglosadas por líneas cuando hay varios números contratados con la misma operadora, para poder identificar perfectamente qué parte corresponde a la línea de trabajo.
• Documentación comercial y de marketing donde aparezca únicamente el número profesional como contacto oficial.

No existe una regla mágica que garantice la deducción, pero cuanta más claridad haya en la separación entre la vida personal y la profesional, más fácil será defender la deducción del móvil ante cualquier inspección, y conviene mantener la seguridad del equipo (saber si tu móvil tiene el malware Pegasus).

Gasto de la línea móvil: cuota mensual y llamadas

Cuando se cumple el requisito de afectación exclusiva, el móvil se trata como cualquier otro gasto necesario de la actividad. La cuota mensual de la línea móvil y los costes de llamadas asociados serán deducibles al 100 %, siempre que:

• La factura esté correctamente emitida a nombre del autónomo o de su sociedad.
• Se trate de la línea profesional y no esté mezclada con otros servicios personales (televisión, packs de ocio, etc.).
• El uso mixto con fines personales sea, en la práctica, inexistente o marginal y puedas justificar su casi total vinculación al trabajo.

En estos casos, el gasto suele ser deducible en IRPF y también en IVA, si eres sujeto pasivo de IVA y la actividad te permite dicha deducción. Nuevamente, es importante conservar todas las facturas y llevar el registro contable correcto.

Compra del terminal móvil: amortización y teléfonos de alta gama

Además de la línea, muchos autónomos se preguntan si pueden deducir el coste del propio teléfono móvil. La respuesta es que sí, pero con matices y aplicando la normativa de bienes de inversión.

Cuando el teléfono supera los 300 euros y tiene una vida útil superior a un año (como suele ocurrir), se considera un bien de inversión. En ese caso:

• El IVA soportado en la compra puede deducirse íntegro en el trimestre de adquisición, siempre que haya derecho a deducir IVA y se cumpla la afectación exclusiva a la actividad.
• El coste del terminal en IRPF no se deduce de golpe, sino mediante amortización, aplicando los porcentajes y años máximos que marcan las tablas oficiales de Hacienda.

Ahora bien, hay un punto delicado: los teléfonos de alta gama (muy caros o de última generación) despiertan bastantes recelos en la Agencia Tributaria. En estos casos:

• Si el terminal es especialmente caro, Hacienda puede dudar de que su uso sea esencialmente profesional y exigir pruebas más sólidas.
• Cuanto más elevado sea el importe, más recomendable es argumentar y documentar el motivo profesional (por ejemplo, si trabajas en diseño, audiovisuales, desarrollo de apps móviles, etc., donde el dispositivo es claramente una herramienta de trabajo avanzada).
• Si no se puede justificar bien, es probable que el Fisco ponga trabas para admitir la deducción total o incluso rechace el gasto.

En definitiva, se puede deducir la compra del móvil, pero conviene moverse con prudencia y sentido común, sobre todo si hablamos de modelos de gama muy alta.

Facturas “pack” con fijo, móvil, Internet y TV

Hoy en día es muy habitual contratar con una misma compañía un paquete que incluye Internet, teléfono fijo, una o varias líneas móviles y, a menudo, televisión. Estos packs son muy cómodos para el usuario, pero un dolor de cabeza a efectos de deducción si la factura no está lo suficientemente clara.

Si quieres deducir solo la parte profesional, tendrás que tener en cuenta lo siguiente:

• La parte de televisión y ocio (canales, plataformas, etc.) no es deducible como gasto de la actividad, aunque venga en el mismo recibo.
• Para la línea móvil profesional, es imprescindible que la factura detalle qué importe corresponde a cada línea; en caso contrario, Hacienda puede negar la deducción al no poder identificarse la parte afectada a la actividad.
• Cuando el fijo y el Internet están en la vivienda habitual, la parte de esos suministros se tratará como gasto de vivienda afectada (aplicando el famoso 30 % sobre la proporción de metros, solo en IRPF).

Si tu operadora te envía una sola cifra para todo, lo más sensato es solicitar facturas desglosadas por líneas y servicios. Solo así podrás justificar ante Hacienda qué parte del total te corresponde deducir como gasto vinculado a tu actividad.

Teléfonos y otros suministros dentro del marco general de gastos deducibles

Los gastos de telefonía encajan en un marco más amplio de costes habituales de los autónomos. Tener clara la foto completa ayuda a entender por qué el teléfono se trata como se trata y en qué categoría encaja.

Gastos deducibles: recordatorio rápido de los requisitos

Ya hemos visto las tres condiciones generales (vinculación, justificación y registro), pero merece la pena situar el teléfono en el mapa de tipos de gasto. En la práctica, los gastos de telefonía pueden aparecer como “suministros”, “comunicaciones” o “gastos generales de la actividad”, según cómo se lleve la contabilidad.

Los criterios clave que se aplican a todos los gastos, incluidos los de teléfono, son:

• Deben ser necesarios o al menos convenientes para el desarrollo de la actividad: por ejemplo, un diseñador web necesita Internet y móvil para tratar con sus clientes.
• Deben estar correctamente justificados con factura completa o, en su defecto, con un justificante válido (en seguros, Seguridad Social, etc.).
• Deben registrarse contablemente con el concepto adecuado, evitando mezclar gastos personales y profesionales.

Si alguno de estos tres pilares falla, el riesgo de que Hacienda tumbe el gasto en una comprobación es muy alto, y eso implica pagar más impuestos, intereses y, en algunos casos, sanciones.

Teléfono como suministro cuando trabajas desde casa

Cuando la actividad se desarrolla en la vivienda habitual, el teléfono (sobre todo el fijo e Internet) se considera un suministro más. En estos casos, entra en juego la regla especial de la vivienda afectada parcialmente, que limita bastante lo que se puede deducir.

Resumiendo el funcionamiento:

• Debes haber comunicado previamente en el modelo 036 o 037 qué porcentaje de la vivienda se destina a la actividad (en base a los metros cuadrados).
• Sobre la parte de suministros correspondiente a la vivienda (luz, agua, gas, teléfono fijo, Internet) solo podrás deducir, en IRPF, el 30 % de ese porcentaje.
• Así, si declaraste un 10 % de espacio afecto, el gasto deducible será el 3 % del total de suministros.

En el caso de una línea móvil exclusivamente profesional, la cosa cambia: esa línea no se considera un suministro general de la vivienda, sino un gasto de teléfono afecto al 100 % a la actividad. Por tanto, si está bien justificada como profesional, se puede deducir íntegramente, sin aplicar el 30 %.

Límites y exclusiones frecuentes en telefonía

Conviene tener presentes ciertas situaciones en las que Hacienda suele negar la deducción de los gastos de teléfono. Algunos casos típicos son fáciles de evitar si se conocen de antemano:

• Facturas con paquetes de TV u ocio: la parte de televisión (fútbol, plataformas, canales premium…) no se considera gasto deducible.
• Líneas sin separar en la factura: si en un mismo recibo hay varias líneas (personal y profesional) y la compañía no las desglosa, Hacienda puede rechazar la deducción ante la imposibilidad de identificar el gasto afecto.
• Líneas compartidas por varios miembros de la familia: en estos casos es casi imposible demostrar un uso exclusivo profesional de una línea concreta.
• Móviles de lujo sin justificación profesional clara: la Administración puede entender que el componente personal del gasto es dominante y denegar la deducción.

Por eso, para minimizar problemas, es recomendable mantener bien separadas las líneas personales de las profesionales, pedir siempre facturas desglosadas y huir de mezclar servicios de ocio con la telefonía del negocio.

Consejos prácticos para deducir el gasto del teléfono siendo autónomo

Con la teoría clara, es momento de aterrizarlo en decisiones prácticas. Un par de ajustes bien pensados pueden marcar la diferencia entre una deducción segura y un quebradero de cabeza con Hacienda.

Organízate las líneas: personal por un lado, profesional por otro

El punto de partida ideal es tener, como mínimo, dos líneas móviles diferenciadas. Una se declara como línea personal, sin pretender deducir nada de ella, y la otra se reserva en exclusiva para la actividad. Lo mismo ocurre con el fijo del negocio o del despacho.

Si trabajas desde un local u oficina:

• Contrata el fijo y, si te interesa, el Internet, a nombre de tu actividad y úsalo solo para el trabajo.
• Publica siempre ese número en tu web, tarjetas y fichas en Google o directorios, reforzando su carácter profesional.

Si trabajas desde casa:

• Valora declarar un espacio de la vivienda como despacho en el modelo 036, para poder deducir parte de los suministros, incluido el fijo.
• Mantén una línea móvil específica para la actividad, independiente de la familiar.

Cuanto más ordenada esté esta separación desde el principio, más sencillo será justificar posteriormente ante Hacienda cada factura de telefonía.

Pide siempre facturas completas y, si hace falta, desglosadas

Otro error frecuente es conformarse con recibos o facturas simplificadas. Con los gastos de teléfono, la mejor defensa es disponer de una factura completa que reúna todos los datos necesarios y que detalle claramente qué se está cobrando.

Si tu operadora emite una sola factura para varias líneas o servicios:

• Solicita que se indiquen por separado los importes de cada línea, con su número de teléfono claramente identificado.
• Pide que también se desglose, si es posible, la parte de televisión, Internet, fijo, etc.
• Guarda los contratos y condiciones comerciales si en ellos se especifica qué línea está vinculada a la empresa o al autónomo.

De esta forma, en caso de inspección, podrás explicar sin problemas qué parte del recibo corresponde a tu actividad y cuál es de carácter personal o de ocio.

Sentido común con los importes y con el tipo de teléfono

Finalmente, hay un elemento que Hacienda valora siempre: la razonabilidad. Un teléfono profesional y una tarifa coherentes con tu actividad generan menos sospechas que un modelo de lujo con un consumo desorbitado.

Algunas pautas de sentido común:

• Si tu actividad no justifica un dispositivo de gama alta, piensa dos veces antes de pretender deducirlo íntegramente.
• Si contratas servicios adicionales (roaming intenso, paquetes especiales, etc.), asegúrate de que están claramente vinculados a necesidades reales del negocio (viajes de trabajo, clientes en el extranjero, etc.).
• Revisa periódicamente las facturas para comprobar que no se han colado suscripciones o servicios de entretenimiento que perjudiquen la defensa del carácter profesional del gasto.

Con este enfoque prudente, apoyado en una buena organización y documentación, el gasto del teléfono puede convertirse en un aliado fiscal razonablemente seguro para el autónomo, en lugar de en un motivo de disputa constante con Hacienda.

Entender cómo se aplican las reglas generales de gastos deducibles a la telefonía —diferenciando entre fijo y móvil, entre local y vivienda, entre uso exclusivo y uso mixto— permite a los trabajadores por cuenta propia aprovechar al máximo las deducciones posibles sin exponerse a riesgos innecesarios, siempre que mantengan una línea profesional claramente separada, facturas bien desglosadas y una justificación sólida del vínculo entre cada euro gastado en teléfono y su actividad económica.