Cómo quitar la etiqueta Importante en Microsoft Teams y dominar las etiquetas y políticas

Seguro que te ha pasado: escribes un mensaje en Teams, marcas sin querer la prioridad y aparece el rótulo de IMPORTANTE con su llamativa exclamación. Cuando quieres desactivarlo, la opción está escondida entre menús. Tranquilo, quitar esa etiqueta es sencillo si sabes dónde tocar, tanto en el ordenador como en el móvil, y hay atajos de teclado para ir a tiro hecho.

Además de enseñarte a desactivar la prioridad, aquí verás la diferencia real entre Importante y Urgente, por qué a veces no aparece la opción (pista: lo determina la política de mensajería) y cómo arreglarlo. Y, ya que el término “etiqueta” se usa para varias cosas en Microsoft 365, también repasamos las etiquetas de usuarios en Teams (para @mentions), las etiquetas de dispositivo en el Centro de administración y otras “etiquetas” que pueden confundirte, como las alertas de Skype Empresarial o las etiquetas de documentos de SharePoint.

Cómo quitar la etiqueta Importante antes y después de enviar

Si todavía estás redactando el mensaje, la forma más rápida es un atajo de teclado: pulsa Ctrl + Shift + I para alternar la prioridad entre Importante y estándar; en Mac es Command + Shift + I. Al hacerlo verás que desaparece el aviso de prioridad y el cuadro queda listo para enviarse sin el rótulo.

¿Eres más de ratón? Junto al área de redacción, abre el menú del signo “+” (Acciones y aplicaciones), entra en Establecer opciones de entrega y elige Estándar. Así desactivas la etiqueta Importante en dos clics y evitas notificaciones reforzadas innecesarias.

Desde el móvil es igual de directo: toca el “+” del cuadro de texto, entra en Priority y cámbialo a Standard. Esta ruta está pensada para que puedas corregir la prioridad en segundos y mantener la conversación limpia y sin ruido.

¿El mensaje ya se envió con el rótulo? No pasa nada. Pasa el cursor por encima del mensaje, pulsa Editar (icono de lápiz), vuelve a abrir el “+” dentro del editor, entra en Establecer opciones de entrega y selecciona Estándar. Al guardar, desaparecerán el aviso de “IMPORTANT!” y la exclamación en la lista del chat, dejando el hilo con su prioridad normal.

En la app móvil, mantén pulsado el mensaje, elige Editar, abre el “+” y ajusta la prioridad a Standard. En ambos casos, el cambio se aplica en el acto y se elimina la marca de Importante sin alterar el contenido del mensaje ni su historial.

¿No te sale la opción Editar o no te deja cambiar la prioridad? Es posible que tu organización haya limitado la edición y eliminación de mensajes mediante una directiva de mensajería. Si tu cuenta no tiene permiso para editar tras el envío, no podrás quitar la etiqueta Importante a posteriori. Plan B: borra y reenvía. Abre el menú de tres puntos del mensaje, elige Eliminar y vuelve a enviarlo sin prioridad (antes, copia el texto para no perderlo y ahorrar tiempo).

Otro motivo frecuente es el tamaño de la conversación: en ciertos escenarios, como chats de 20 o más participantes, el menú Set delivery options puede no estar disponible para evitar abusos de la prioridad. Si necesitas desbloquearlo, consulta con tu administrador, porque con un cambio de política suele resolverse.

Ten en cuenta una diferencia clave: los mensajes marcados como Urgentes no se pueden editar después de enviarlos. Si te equivocas con esa etiqueta, la única salida es borrar y volver a escribir, ya que Teams la trata como una notificación crítica.

Diferencias entre Importante y Urgente

Importante sirve para dar visibilidad: añade un rótulo encima del mensaje y marca el chat con una exclamación en la barra lateral. Úsalo para cambios de última hora, instrucciones sensibles o información que el equipo deba ver cuanto antes, pero sin abusar, porque si todo es importante, nada lo es.

Urgente va un paso más allá: envía una notificación cada 2 minutos durante 20 minutos (o hasta que el destinatario abra el mensaje). Está pensado para incidencias o bloqueos que requieren reacción inmediata, y por diseño no se puede editar después, para preservar su carácter crítico.

En líneas generales, quédate con Importante para asegurar visibilidad en temas clave y reserva Urgente para emergencias reales. Y si te equivocas, recuerda que con Ctrl + Shift + I (o Command + Shift + I en Mac) puedes apagar la prioridad antes de enviar y, si ya voló, la edición o el “eliminar y reenviar” serán tu salvavidas.

Etiquetas de usuarios en Teams: @mentions a grupos sin escribir nombres uno a uno

En Teams, las “etiquetas” también son nombres que agrupan personas dentro de un equipo para mencionarlas de golpe. Al asignar una etiqueta a miembros del equipo, puedes @mencionar la etiqueta en un canal o iniciar un chat con ese grupo, de manera que solo reciban la notificación quienes tengan esa asignación.

Hay tres tipos de etiquetas de usuario en Teams: personalizadas (creadas manualmente por propietarios y, si se permite, miembros), basadas en turnos (asignadas automáticamente según la programación de la app Turnos) y automáticas (creadas y asignadas en función de atributos de Microsoft Entra, como departamento o puesto, mediante la experiencia de equipos dinámicos de primera línea).

Ejemplos útiles: una etiqueta “Designer” para avisar a diseñadores sin teclear todos los nombres; “EngineerOnCall” para llegar a quienes estén de guardia según Turnos; o etiquetas automáticas como “Store Associate” o “Sales” para dirigirte a colectivos por su función.

Para usarlas, en un canal escribe @ y el nombre de la etiqueta, selecciónala y envía: las personas asociadas reciben una notificación como cualquier @mención. También puedes empezar un chat nuevo escribiendo el nombre de la etiqueta en el campo Para: y Teams agregará a todos los miembros de esa etiqueta.

Cómo crearlas y gestionarlas desde el equipo: pasa el ratón sobre el equipo, pulsa Más opciones y elige Administrar etiquetas. Ahí puedes nombrar la etiqueta, añadir una descripción y asignar personas del equipo. Ojo a los límites: un equipo puede tener hasta 200 etiquetas, cada etiqueta puede incluir hasta 200 miembros y un usuario puede acumular hasta 25 etiquetas dentro del mismo equipo.

Control organizativo de etiquetas de usuario: quién puede gestionarlas y opciones clave

Como administrador, controlas el uso de etiquetas en toda la organización desde el Centro de administración de Teams. Ve a Configuración de Teams > Etiquetado para definir quién puede administrar etiquetas y para ajustar opciones como sugerencias predeterminadas o el uso de etiquetas basadas en Turnos.

Quién puede administrar etiquetas: puedes permitir que lo hagan propietarios, miembros e invitados, solo propietarios y miembros, solo propietarios o desactivarlas por completo. Si no eliges nada, se aplica el valor predeterminado de Microsoft (propietarios y miembros). Recomendación: selecciona una opción explícita para no depender de cambios en el valor por defecto en el futuro.

Opciones finas de configuración: puedes habilitar que los propietarios cambien quién puede administrar etiquetas por equipo; definir etiquetas sugeridas (hasta 25, con máximo de 25 caracteres por etiqueta) para que propietarios y miembros las usen o amplíen; permitir o no etiquetas personalizadas (si se desactivan, los usuarios solo podrán usar las sugeridas) y autorizar que la app Turnos asigne automáticamente etiquetas según los grupos y horarios de los empleados en servicio real.

Nota importante: la administración de estas etiquetas de usuarios no está disponible en PowerShell. Toda la gestión se realiza desde el Centro de administración de Teams y la interfaz de la propia aplicación para propietarios y miembros.

Etiquetas de dispositivo en Teams: agrupa hardware para gestionarlo mejor

Las etiquetas de dispositivo te permiten agrupar y administrar fácilmente dispositivos desplegados en la organización. Desde el Centro de administración de Teams puedes crear etiquetas, asignarlas a dispositivos y filtrar por ellas para aplicar acciones masivas, como oleadas de actualizaciones o directivas distintas según el grupo etiquetado.

Requisitos de rol: para administrar estas etiquetas debes ser administrador del servicio de Teams o administrador de dispositivos de Teams. Microsoft recomienda el principio de privilegios mínimos; el rol de Administrador global debe reservarse para emergencias en las que no puedas usar un rol más restringido.

Ten presente que una misma etiqueta de dispositivo puede asignarse a más de un tipo de dispositivo, pero al abrir un panel concreto (por ejemplo, Dispositivos > Teléfonos) solo verás los de ese tipo, aunque la etiqueta también esté en otros (como Salas de Teams). Así, al buscar “Corporativo” en Teléfonos, la vista devolverá teléfonos, y al buscar “Corporativo” en Salas, solo aparecerán salas de Teams.

Qué puedes hacer desde el panel de administración de etiquetas de dispositivo: ver todas las etiquetas existentes, crear varias etiquetas que luego asignarás a dispositivos (hasta 25 caracteres por etiqueta), quitar etiquetas que ya no necesitas —primero hay que retirarlas de los dispositivos donde estén— y renombrarlas (el cambio se refleja en todos los dispositivos que la tengan).

Para gestionar el catálogo de etiquetas: inicia sesión en https://admin.teams.microsoft.com, ve a Dispositivos de Teams y entra en un panel (por ejemplo, Teléfonos). En la esquina superior derecha, abre Acciones y elige Todas las etiquetas de dispositivo. Ahí podrás Agregar una etiqueta nueva (y Guardar), eliminar una etiqueta con los … y Editar su nombre cuando toque reorganizar la taxonomía.

Para asignar etiquetas a un dispositivo concreto: en el panel con el dispositivo, marca su casilla y elige Administrar etiquetas. Empieza a escribir el nombre; si existe, selecciónalo, y si no, pulsa Agregar “nombre” como nueva etiqueta (recuerda el límite de 25 caracteres). Para quitar una etiqueta del dispositivo, pulsa la X junto a su nombre y luego Aplicar para confirmar cambios.

Para asignar o quitar etiquetas en varios dispositivos a la vez: selecciona todos los dispositivos objetivo y pulsa Administrar etiquetas. Si vas a añadir, escribe el nombre en Administrar etiquetas para todos los dispositivos de los usuarios de Teams, selecciona una existente o crea una nueva. Si vas a quitar, expande Seleccionar usuarios de Teams, despliega el contador de etiquetas bajo cada usuario y pulsa la X de las que quieras retirar. Finaliza con Aplicar.

Si necesitas quitar una etiqueta en bloque y no te deja desde la lista de dispositivos, selecciona el usuario de Teams asociado a cada dispositivo y retírale la etiqueta desde ahí. Es un patrón habitual cuando la etiqueta está vinculada a la identidad que “posee” el dispositivo.

Para trabajar filtrando por etiquetas, en el panel del tipo de dispositivo pulsa el icono Filtro. Puedes optar por Coincidir con todas estas condiciones (devuelve dispositivos que tengan todas las etiquetas indicadas) o por Coincidir con cualquiera de estas condiciones (trae los que cumplan una o más). Escribe el nombre de la etiqueta en Etiqueta > Escriba un valor, añade más si hace falta con Agregar más y pulsa Aplicar. Después podrás seleccionar los resultados y lanzar acciones como actualizaciones en ondas o aplicación de directivas. Cuando acabes, quita el filtro con la X o usa Borrar todo.

Políticas de mensajería: permisos de edición, eliminación y notificaciones de prioridad

Las directivas de mensajería controlan qué funciones de chat y canales están disponibles para los usuarios. Puedes usar la global (predeterminada de la organización) o crear y asignar políticas personalizadas para activar o desactivar comportamientos como la edición de mensajes, el envío de urgentes o las confirmaciones de lectura.

Crear una política personalizada es sencillo: en el Centro de administración de Teams ve a Directivas de mensajería, pulsa Agregar, nombra y describe la directiva, elige la configuración deseada y Guardar. Luego la asignas a usuarios (individualmente, por lotes o a grupos, si el tipo de directiva lo permite). Un usuario solo puede tener una política de mensajería a la vez.

Entre los ajustes que puedes configurar destacan: permitir que propietarios eliminen mensajes enviados por otros; permitir o no Eliminar mensajes enviados por los propios usuarios; permitir que los usuarios borren mensajes de bots; habilitar Eliminar chat (elimina la conversación solo para quien la borra); permitir Editar mensajes enviados; ajustar las confirmaciones de lectura (controladas por el usuario, activadas para todos o desactivadas para todos, aplicables a chats de 20 personas o menos); permitir emojis personalizados y su eliminación; activar el chat y el chat con grupos; habilitar Giphy con clasificación de contenido (sin restricciones, moderado o estricto); permitir memes y adhesivos; activar vistas previas de URL; habilitar “informar de contenido inapropiado” para revisores de cumplimiento; permitir traducción automática de mensajes; habilitar Lector inmersivo; permitir enviar urgentes con notificaciones de prioridad (recuerda: los urgentes no se pueden editar tras el envío); controlar el mensaje de voz (en chats y canales, solo chats o no habilitado); en móviles, mostrar canales favoritos encima de chats recientes; permitir quitar usuarios de chats grupales; activar predicciones de texto y respuestas sugeridas; definir el rol de chat supervisado; permitir que usuarios con permisos completos eliminen cualquier mensaje de chat de grupo o reunión; habilitar mensajes de vídeo; integrar experiencias de Viva Engage (p. ej., Storyline) y permitir el uso de Designer para generar fondos e imágenes con IA.

Además, el chat de Teams admite subtítulos en mensajes de vídeo. Como admin puedes mostrar u ocultar subtítulos con PowerShell: Set-CsTeamsMessagingConfiguration -EnableVideoMessageCaptions $true para habilitar, Set-CsTeamsMessagingConfiguration -EnableVideoMessageCaptions $false para deshabilitar y Get-CsTeamsMessagingConfiguration para consultar el estado.

Otras “etiquetas” que pueden confundirte: Skype Empresarial y etiquetas de documentos

En Skype Empresarial existía “Etiqueta para alertas de cambio de estado”, una función para recibir un aviso emergente cuando la presencia de un contacto cambiaba. Para activarla bastaba con buscar a la persona, hacer clic derecho en su ficha y seleccionar “Etiqueta para alertas de cambio de estado”. Para quitarla, podías usar el botón Quitar etiqueta en la propia alerta o repetir el acceso desde la lista de contactos y desmarcar la opción. Aunque se llame etiqueta, no tiene nada que ver con las prioridades de Teams ni con las @mentions.

También verás “etiquetas” en documentos de Word, Excel o PowerPoint vinculadas a bibliotecas de SharePoint. Esas etiquetas corresponden a propiedades del documento: si la etiqueta está desbloqueada, los cambios en las columnas de la biblioteca se reflejan en la etiqueta del archivo y viceversa. Puedes bloquear la etiqueta para que no se actualice automáticamente (útil si el valor inicial se usa como nombre, por ejemplo “contrato de bodega Coho”). Si luego cambian las propiedades (como el título), deberás desbloquear la etiqueta para sincronizar de nuevo.

Como ves, el término “etiqueta” se usa en varios contextos del ecosistema Microsoft 365. Para no liarte: Importante/Urgente son prioridades de mensajes; las etiquetas de usuario sirven para agrupar personas y mencionarlas; las etiquetas de dispositivo organizan hardware en el admin center; las de Skype son alertas de presencia y las de SharePoint son campos de metadatos del documento.

Con todo lo anterior deberías poder deshacer una marca de Importante sin dramas, saber cuándo un ajuste de política te bloquea la edición y a quién pedir el cambio, y de paso aprovechar las etiquetas de usuario y de dispositivo para organizar comunicaciones y administración a escala. Dominar estas opciones te permite reducir ruido, priorizar de forma responsable y mantener tus flujos de trabajo en orden, tanto en el día a día del chat como en la gestión de dispositivos y equipos.