- Microsoft 365 es la evolución en la nube de Office, con apps, servicios y seguridad integrados.
- Office 2021 sigue como licencia perpetua; Microsoft 365 aporta actualizaciones continuas.
- Amplio soporte de plataformas y formatos, con ciclo de vida y fechas de fin de soporte claras.
- La web permite coautoría y autosave, aunque con límites (macros y ciertos formatos).
Si te preguntas qué es exactamente «Microsoft Office» y cómo encaja hoy con Microsoft 365, aquí va una explicación sin rodeos: estamos ante una suite ofimática y un ecosistema de servicios que han evolucionado desde los años 80 para cubrir escritura, cálculo, presentaciones, comunicación y colaboración en la nube a todos los niveles.
En los últimos años, Microsoft ha reforzado el enfoque de suscripción y rebautizado la marca comercial global de Office como Microsoft 365, pero el «Office de toda la vida» sigue vivo como licencia perpetua (por ejemplo, Office 2021) y convive con planes en la nube. Ese matiz es importante porque coexisten la edición de pago único y los planes por suscripción, con diferencias claras en actualizaciones, funciones y servicios asociados.
Qué es Microsoft Office y qué es Microsoft 365 hoy
Cuando hablamos de Microsoft Office nos referimos a las aplicaciones clásicas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, etc.) disponibles para instalación local en Windows y macOS, además de experiencias móviles en iOS y Android. Históricamente, Microsoft lanzó Office para Macintosh en 1989 y para Windows en 1990; desde entonces, las apps han ido integrando tecnologías compartidas como OLE, un corrector ortográfico común y Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Microsoft 365 es la evolución en clave de servicio: combina las aplicaciones Office con la capa cloud (OneDrive, Exchange Online, SharePoint, Teams) y funciones de seguridad y administración. De hecho, en enero de 2023 Microsoft reemplazó la marca Office a nivel global por «Microsoft 365», aunque sigue existiendo Office como producto con licencia perpetua. Esta línea por suscripción se lanzó inicialmente en 2011 y está disponible en más de 100 idiomas.
En cuanto a compatibilidad, Microsoft 365 ofrece soporte para una amplia lista de plataformas: Windows 8.1, Windows 10, Windows 11, Windows Server 2016/2019, Android e incluso Linux en determinados servicios. A nivel técnico, muchas de las aplicaciones están programadas en C++, y el ecosistema se publica en numerosos idiomas (hasta 102 en algunas familias de producto).
La última versión perpetua general es Office 2021, mientras que en el canal empresarial se anunció en 2024 una edición de «Office 2024» orientada al sector profesional sin capacidades cloud como Copilot. En cualquier caso, Microsoft 365 es la vía con actualizaciones continuas y funciones que llegan antes.
Aplicaciones principales y servicios relacionados
El corazón de la suite lo forman Word, Excel y PowerPoint. Word es el procesador de texto por excelencia; para tareas de formato, ver cómo insertar y personalizar marcas de agua en Word puede ser especialmente útil. Su antiguo formato .doc se convirtió en un estándar de facto y, desde 2007/2008, se impuso el formato Office Open XML (.docx). Excel es la hoja de cálculo que se popularizó frente a Lotus 1-2-3 y Quattro Pro y hoy es la referencia en análisis de datos y modelado. PowerPoint permite crear presentaciones multimedia con animaciones, gráficos y vídeo de forma intuitiva.
Outlook funciona como cliente de correo y gestor de información personal (calendario, tareas, contactos), con presencia en Windows y macOS; en Mac, durante años tuvo su equivalente cercano con Entourage, y para casos concretos puedes ver cómo eliminar un correo enviado en Outlook cuando sea necesario.
Además, existen herramientas de nicho: Access para bases de datos en Windows, Project para gestión de proyectos y Visio para diagramas y flujos. En la parte de servicios, Microsoft integra SharePoint (colaboración y gestión documental), Teams (chat, reuniones y colaboración), Exchange (correo y calendarios), Sway (presentaciones online), Delve (búsqueda e información), Forms (encuestas), To Do (tareas), Planner (planificación), Stream (vídeo corporativo), Bookings (citas) y OneDrive (almacenamiento y sincronización).
En móviles, hay apps complementarias como la app unificada «Microsoft Office» que reúne Word, Excel y PowerPoint en una sola aplicación con extras como notas rápidas, escaneo y formularios; también Microsoft Lens para escanear a PDF u otros formatos. «Office Remote» permitía controlar presentaciones desde el móvil y ha quedado atrás con la consolidación de Microsoft 365.
Para empresas con infraestructura, existen ediciones servidor como Excel Services, Project Server o Search Server que amplían la edición y publicación de contenidos a escenarios web y de intranet. Y, muy relevante, Microsoft impulsa Office como plataforma para línea de negocio bajo el paraguas Office Business Applications.
Office en la web y en móviles
La edición web (el antiguo Office Online/Office.com, hoy bajo Microsoft 365) permite abrir, editar y guardar formatos nativos Office Open XML (.docx, .xlsx, .pptx) y también OpenDocument (.odt, .ods, .odp). Los archivos de formato antiguo (.doc, .xls, .ppt) se pueden abrir, aunque si vas a editarlos en el navegador se convierten a los nuevos formatos.
Hay limitaciones importantes: los ficheros con contraseña no se abren en el navegador, los formatos como CSV en Excel o HTML en Word no se editan directamente y, aunque los archivos con macros se pueden abrir, no es posible acceder ni ejecutar las macros en las apps web. Desde 2013, Word en el navegador puede renderizar PDF o convertirlos a documentos editables, con el aviso de que el formato puede variar respecto al original.
La colaboración en tiempo real y el autoguardado están disponibles en las apps web, lo que facilita que varios usuarios editen al mismo tiempo. Para disponer de funciones avanzadas, la opción «Abrir en la aplicación de escritorio» lanza el archivo en la app local donde sí están todas las herramientas. En entornos corporativos, existe Office Online Server para instalaciones privadas junto a SharePoint, Exchange y Lync/Skype Empresarial.
Los navegadores compatibles citados incluyen Microsoft Edge, Internet Explorer 11, las últimas versiones de Firefox y Chrome, y Safari para OS X 10.8 o posterior. En el ámbito móvil, existen versiones optimizadas para iPad/iPhone y Android, con la posibilidad de crear y editar según el plan contratado; en su día hubo aplicaciones para Windows Phone y Windows 10 Mobile con soporte específico en la Tienda de Windows.
Formatos de archivo y estándares
Entre los formatos que Office entiende están Office Open XML, OpenDocument, Rich Text Format (RTF), texto plano y los temas Microsoft Office Theme. El salto clave se produjo con Office 2007/2008, que introdujo los formatos basados en XML (.docx, .xlsx, .pptx) como estándar abierto, manteniéndose hasta las ediciones actuales.
Más allá de los formatos, la suite comparte tecnologías internas, incluyendo integración OLE para datos y automatización mediante VBA. Esta base común ha permitido, con el tiempo, que las aplicaciones ganen coherencia de interfaz y capacidades transversales (como el corrector y los servicios de colaboración).
Versiones y cronología destacada
En Windows, la cronología de Office suele alinearse con hitos del propio sistema operativo. Las primeras iteraciones incluyeron Office 3.0 (1990) y 4.0 (1992). Office 5.0 (1993) incorporó componentes de 16 y 32 bits, y Office 6.0 (1994) fue la última compatible con Windows 3.x. Office 95 (1995) acompañó el lanzamiento de Windows 95; Office 97 (1996) popularizó la suite en CD-ROM y solucionó con SR-2 el problema del año 2000.
Con Office 2000 (1999) se despidió de Windows 95; Office XP/2002 (2002) fue la última para Windows 98/Me/NT 4.0 y mejoró el funcionamiento con cuentas restringidas en la línea NT. Office 2003 (2003) fue la última versión para Windows 2000. El gran cambio de interfaz y formatos llegó con Office 2007 (2007), lanzado junto a Windows Vista e introduciendo la cinta de opciones y OpenXML.
Office 2010 (2010) saltó a numeración 14.0 por superstición, ofreció ediciones de 32 y 64 bits y fue la última versión compatible con Windows XP SP3 y Windows Vista. Office 2013 (2012) se alineó con Windows 8, añadió Lync e incluyó la última versión de InfoPath. Office 2016 (2015) llegó con Windows 10; Office 2019 (2018) consolidó la base para Windows 10; y Office 2021 (2021) se lanzó el mismo día que Windows 11 e integró Microsoft Teams, siendo la última en incluir Publisher.
En 2024 se publicó una edición de Office 16.0 orientada al entorno empresarial (Office 2024), con notas como «última versión para Windows 10» y «última edición que incluirá Outlook Local». A lo largo de la historia, la línea «Pro» incorporó Microsoft Access y se han ido sumando servicios anexos bajo la marca Microsoft 365.
En macOS, la saga empezó en 1990 y avanzó con Office 98 (1998), Office 2001 (2000) y la primera entrega para Mac OS X (Office X, 2001). Office 2004 (2004) consolidó el soporte, Office 2008 (2008) añadió AppleScript y Office 2011 (2010) recuperó macros. Luego llegaron Office 2016 (2015), Office 2019 (2018, la última para procesadores Intel), Office 2021 (optimizada para Apple Silicon) y una entrega de 2024 con los principales componentes actualizados.
Ediciones disponibles y qué incluye cada una
La edición perpetua más reciente para Windows es Office 2021, disponible en siete variantes: Home & Student, Home & Business, Standard, Professional, Professional Plus, LTSC Standard y LTSC Professional Plus. En Mac, Office para Mac 2021 figura con Home and Student, Standard, Professional, una variante «Office para Mac 2021 (365)» y LTSC 2021, todas con Word y PowerPoint, y con Outlook en la edición profesional.
Si miramos una tabla de ediciones típica, Excel, Word, PowerPoint y OneNote aparecen en todas las ediciones; Outlook se incluye a partir de Home & Business; Publisher se incorpora desde Standard en adelante; y Access llega con Professional y Professional Plus. En licenciamiento, las ediciones domésticas suelen ser venta al por menor, mientras que Professional Plus se distribuye por volumen. Como referencia, en una tabla orientativa se mostraban precios completos como «Gratis» para Education & Students y cifras como 125,10 €, 341,10 € y 629,10 € para otras ediciones (cantidades sujetas a cambios y a la región).
Además de las ediciones perpetuas, la capa cloud de Microsoft 365 ofrece planes agrupados por necesidades: Business Basic (servicios esenciales en la nube con apps web), Business Standard (añade aplicaciones de escritorio), Business Premium (seguridad y administración avanzadas) y Microsoft 365 Apps (solo apps de Office). En la gama enterprise, E3 integra productividad, seguridad y cumplimiento, y E5 suma capacidades avanzadas de seguridad y análisis. Business Voice agrega telefonía a planes Business.
Diferencias entre Office «de compra única» y Microsoft 365
El modelo perpetuo (Office 2021, LTSC) se paga una vez y se usa indefinidamente en esa versión, recibiendo solo correcciones y parches. Para nuevas funciones importantes, hay que adquirir la siguiente versión. En Microsoft 365, se abona una suscripción mensual o anual con mejoras continuas, lanzamientos de características, cambios de interfaz y funciones cloud que llegan de forma periódica.
Microsoft 365 incluye almacenamiento en la nube (OneDrive), colaboración en tiempo real, coautoría y autoguardado; en el escritorio clásico se puede guardar localmente y trabajar sin conexión, pero muchas funciones de colaboración y productividad conectada están más integradas en la suscripción. En seguridad y administración, la suscripción incorpora identidad, MDM/MAM, cumplimiento y un largo etcétera que no existe en la edición perpetua.
En el ecosistema empresarial, Microsoft 365 puede combinarse con Enterprise Mobility + Security y Windows Enterprise, de forma que el conjunto cubre desde productividad hasta protección de datos y gestión de dispositivos. Para pymes, los planes Business ofrecen un equilibrio entre apps, correo Exchange Online, Teams, SharePoint y OneDrive.
Compatibilidad, idiomas y plataformas
En la familia Microsoft 365 se listan plataformas admitidas como Windows 8.1, 10 y 11, Windows Server 2016/2019, Android y Linux en ciertos componentes. En macOS hay soporte amplio con optimizaciones para Apple Silicon a partir de Office 2021. Los paquetes están disponibles en numerosos idiomas (hasta 102 idiomas en varias líneas de producto, y 16 en algunas ediciones de Office para Mac), lo que facilita despliegues globales.
En movilidad, Word, Excel y PowerPoint tienen versiones para iOS y Android, descargables gratuitamente con capacidades de edición vinculadas al plan contratado. En su momento, Office para Windows Phone y Windows 10 Mobile ofrecía apps específicas optimizadas para pantallas táctiles y dispositivos de menor tamaño.
Soporte y ciclo de vida
Microsoft establece una directiva de ciclo de vida de soporte para las ediciones perpetuas. Las versiones anteriores a Office 95 no tienen soporte. Office 95 finalizó soporte principal en 2000 y extendido en 2001; Office 97 lo hizo en 2002 y 2004; Office 2000 en 2004 y 2009; Office XP/2002 en 2006 y 2011; Office 2003 en 2009 y 2014; Office 2007 terminó soporte en 2017; Office 2010 finalizó el extendido en 2020; Office 2013 cerró el extendido en 2023.
Para las ediciones recientes, Office 2016 dejó soporte principal en 2020 y el extendido finalizará el 14 de octubre de 2025; Office 2019 terminó soporte principal en 2023 y el extendido también concluirá el 14 de octubre de 2025; Office 2021 tendrá soporte principal hasta el 13 de octubre de 2026 y no contará con soporte extendido. En el entorno empresarial, este calendario es clave para planificar migraciones y compras.
Productos descontinuados y cambios de marca
Con el paso del tiempo, varias apps desaparecieron o fueron sustituidas. FrontPage cedió su lugar a SharePoint Designer y Expression Web; Photo Editor fue reemplazado por Office Picture Manager y este, a su vez, dejó de incluirse tras Office 2010. También quedaron atrás Microsoft Accounting Express, el Ayudante de Office (el mítico Clippy), Microsoft Binder, InterConnect (en Japón), Microsoft Mail, PhotoDraw, Schedule Plus, Vizact, SharePoint Workspace y varias utilidades de escaneo e imagen.
InfoPath tuvo su última versión en 2013 y su soporte finalizó en 2023, con PowerApps como sucesor para personalizar formularios y soluciones sin código en SharePoint. Publisher 2021 sigue disponible en la edición perpetua, pero su descontinuación se ha comunicado para clientes de Microsoft 365 entre 2024 y 2025, con fin de soporte para licencias perpetuas en 2026. En servicios, Hotmail pasó a Outlook.com y SkyDrive cambió a OneDrive.
En la web, Office Online y Office.com se integraron bajo el paraguas de Microsoft 365, y Office Mobile fue descontinuado y absorbido por las nuevas apps para Android e iOS. A nivel de marca, en enero de 2023 «Microsoft 365» reemplazó a «Office» en comunicación y tienda, reforzando la idea de suite de servicios por suscripción.
Alternativas a Microsoft Office
Existen suites ofimáticas que compiten con Microsoft: Apache OpenOffice, LibreOffice, Calligra Suite, OnlyOffice, WPS Office, ThinkFree Office, OfficeSuite o iWork en el ecosistema Apple. Algunas destacan por ser gratuitas y multiplataforma, aunque con interfaces y compatibilidades que no siempre encajan en entornos donde el estándar de intercambio es Office Open XML y la integración con servicios corporativos (Teams, Exchange, SharePoint) pesa mucho.
Ventajas prácticas y escenarios de uso
Con Microsoft 365, el trabajo en remoto se vuelve natural: acceso a documentos, correo y aplicaciones desde cualquier lugar y dispositivo con conexión. Los planes incluyen 1 TB por usuario en OneDrive, actualizaciones automáticas, coautoría en tiempo real y comunicación integrada con Teams (chat, videollamadas, compartición de pantalla). En seguridad, se suman cifrado, MFA y controles de cumplimiento normativo como el RGPD.
Para empresas que crecen, la escalabilidad es un punto fuerte: altas y bajas de usuarios sencillas y facturación mensual o anual sin grandes inversiones iniciales. La suite se integra con herramientas externas como SAP, Salesforce, Trello o Zoom, y se conecta con plataformas como LinkedIn o Twitter para mejorar la comunicación y el alcance. El soporte 24/7, la consultoría y la documentación oficial completan el cuadro.
Limitaciones y consideraciones de la edición web
Conviene recordar que las apps del navegador no replican el 100% de la funcionalidad de escritorio. No se accede a las macros VBA, hay formatos que no se editan directamente (CSV en Excel, HTML en Word), y los ficheros protegidos con contraseña no se abren en la web. Para necesidades avanzadas (modelos complejos, complementos COM, automatizaciones), la recomendación es abrir el archivo en la aplicación de escritorio.
También es buena práctica validar los navegadores admitidos por tu organización, comprobar políticas de DLP y retención si trabajas con información sensible y, si operas en nube privada, considerar Office Online Server junto a SharePoint y Exchange para mantener recursos en tu perímetro.
Mirando el conjunto, Microsoft Office/Microsoft 365 aúna aplicaciones maduras, servicios en la nube y un ciclo de soporte claro que permite planificar con cabeza; si lo que buscas es escribir, calcular, presentar, comunicarte y colaborar con garantías, la suite ofrece amplitud de funciones, compatibilidad líder y un ecosistema bien atado tanto para uso doméstico como para empresas.
