- Các phương thức xuất bản gốc trên nhiều nền tảng Microsoft Office khác nhau.
- Cài đặt nâng cao để tạo tệp PDF/A tuân thủ pháp luật.
- Các công cụ bổ trợ giúp chuyển đổi tài liệu nhanh chóng trên nền tảng đám mây.
Chắc hẳn bạn đã từng rơi vào tình huống cần gửi tài liệu hoặc hợp đồng mà không muốn bất kỳ dấu phẩy nào trong bố cục bị thay đổi. Đó là lúc các định dạng tài liệu di động (PDF) phát huy tác dụng . Chúng cho phép bất kỳ ai, bất kể thiết bị họ đang sử dụng, đều có thể xem thông tin chính xác như bạn đã thiết kế.
Mặc dù nhiều người tin rằng việc cài đặt các chương trình lạ hoặc trả phí đăng ký đắt đỏ là cần thiết, nhưng thực tế là bộ ứng dụng Office đã bao gồm tất cả các công cụ cần thiết để hoàn thành quá trình này một cách nhanh chóng. Hãy cùng xem cách tận dụng tối đa các tính năng này.
Các bước cơ bản để lưu tài liệu Word dưới dạng PDF
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word trên máy tính để bàn, quy trình này khá trực quan. Chỉ cần vào tab Tệp và chọn Lưu dưới dạng hoặc Lưu bản sao . Sau khi mở trình quản lý tệp để chọn thư mục, hãy mở rộng menu loại tệp và chọn PDF (*.pdf).
Trước khi nhấn nút cuối cùng, bạn có một vài tùy chọn thú vị. Bạn có thể chọn chất lượng Tiêu chuẩn nếu tài liệu dành cho in ấn chuyên nghiệp hoặc đọc trực tuyến với chất lượng cao, hoặc chọn Kích thước tối thiểu nếu bạn cần giảm kích thước tệp PDF gấp để tránh bị lỗi khi gửi qua email.
Các tùy chọn nâng cao và tiêu chuẩn PDF/A
Đây là lúc mọi chuyện trở nên thú vị. Nếu bạn cần tập tin của mình tuân thủ các quy định pháp luật nghiêm ngặt , như trường hợp của hệ thống LexNET ở Tây Ban Nha (RD 1065/2015), thì một tệp PDF thông thường sẽ không đáp ứng được. Bạn cần tạo một tập tin PDF/A.
Để thực hiện việc này, trong menu lưu, hãy nhấp vào nút Tùy chọn và chọn ô có nội dung " Tương thích với PDF/A" . Định dạng này rất cần thiết cho việc lưu trữ lâu dài và cho phép Trí tuệ nhân tạo trích xuất dữ liệu từ người tham gia chính xác hơn, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng Nhận dạng ký tự quang học (OCR).
Tùy chỉnh tài liệu chi tiết
Nếu muốn tùy chỉnh chi tiết hơn nữa, Word cho phép bạn điều chỉnh rất cụ thể trước khi xuất file:
- Phạm vi trang: Không cần thiết phải chuyển đổi toàn bộ cuốn sách nếu bạn chỉ cần file PDF chứa một vài trang.
- Điểm đánh dấu: Bạn có thể tạo mục lục có thể điều hướng trong tệp PDF dựa trên... Tiêu đề từ hoặc trong các dấu trang đã tạo trước đó.
- Trợ năng: Bạn nên kích hoạt nhãn cấu trúc để những người sử dụng phần mềm đọc màn hình có thể hiểu nội dung mà không gặp vấn đề gì.
- an ninh: Bạn có khả năng Ngăn không cho chỉnh sửa tệp PDF Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu để chỉ những người được ủy quyền mới có thể xem được.
Chuyển đổi sang các nền tảng và thiết bị khác
Không phải ai cũng dùng Windows. Nếu bạn là người dùng Microsoft 365 cho Mac , quy trình gần như giống hệt: vào File, chọn Save As, và chọn PDF từ danh sách các định dạng có sẵn ở cuối cửa sổ.
Đối với những người thích làm việc trên web, Word Online cung cấp một giải pháp nhanh chóng. Chỉ cần chọn Tệp, sau đó chọn In , và từ menu thả xuống máy in, chọn Lưu dưới dạng PDF . Tuy nhiên, hãy nhớ rằng phiên bản này cơ bản hơn; nếu bạn cần đánh dấu trang hoặc tinh chỉnh chi tiết, tốt nhất nên sử dụng tùy chọn Mở bằng ứng dụng máy tính để bàn.
Đối với thiết bị di động, nếu bạn đang sử dụng iPad hoặc iPhone chạy iOS, hãy vào nút Tệp, nhấn Xuất, rồi chọn PDF . Đây là cách nhanh nhất để chuẩn bị tài liệu để chia sẻ từ thiết bị di động của bạn.
Các công cụ Office khác và các giải pháp thay thế trực tuyến
Điều thú vị là, những tính năng này không chỉ có ở Word. Các chương trình như PowerPoint, Excel, OneNote và Visio cũng hoạt động theo logic tương tự, cho phép bạn xuất nội dung mà không làm thay đổi thiết kế. Ngay cả Project cũng có thể tạo ra tệp PDF/A tuân thủ tiêu chuẩn ISO 19005-1.
Nếu vì lý do nào đó bạn không cài đặt Office, có những công cụ chuyển đổi trực tuyến như Smallpdf. Những công cụ này vô cùng hữu ích vì bạn chỉ cần tải tệp DOC hoặc DOCX lên, và hệ thống sẽ tự động thực hiện phần còn lại trên đám mây. Một số nền tảng này cung cấp phiên bản Pro để xử lý các tệp lớn lên đến 15 GB , cho phép bạn xử lý hàng chục tài liệu cùng lúc.
Khả năng chuyển đổi tập tin rất linh hoạt, đến nỗi ngày nay chúng ta có thể chuyển đổi từ hầu hết mọi định dạng (như JPG hoặc PPT) sang PDF chỉ trong vài giây, đảm bảo tính thẩm mỹ và định dạng gốc được giữ nguyên bất kể chúng được mở ở đâu.
Việc chuyển đổi tài liệu Word sang PDF là một thao tác đơn giản có thể được thực hiện bằng menu lưu mặc định, chức năng xuất trên thiết bị di động hoặc sử dụng các công cụ đám mây, cho phép bạn điều chỉnh chất lượng, bảo mật và tuân thủ quy định theo tiêu chuẩn PDF/A.
