Microsoft Office คืออะไร และใช้งานร่วมกับ Microsoft 365 ได้อย่างไร?

คู่มืออัลฟ่า » ไมโครซอฟท์ » Microsoft Office คืออะไร และใช้งานร่วมกับ Microsoft 365 ได้อย่างไร?

หากคุณสงสัยว่า "Microsoft Office" คืออะไร และมีความเกี่ยวข้องกับ Microsoft 365 อย่างไรในปัจจุบัน นี่คือคำอธิบายอย่างง่ายๆ: มันคือชุดโปรแกรมสำนักงานและระบบนิเวศของบริการต่างๆที่พัฒนามาตั้งแต่ทศวรรษ 80 เพื่อครอบคลุมการเขียน การใช้สเปรดชีต การนำเสนอ การสื่อสาร และการทำงานร่วมกันบนคลาวด์ในทุกระดับ

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ไมโครซอฟต์ได้เสริมความแข็งแกร่งให้กับโมเดลการสมัครสมาชิกและเปลี่ยนชื่อแบรนด์ Office ทั่วโลกเป็น Microsoft 365 แต่ชุดโปรแกรม Office แบบดั้งเดิมยังคงมีให้ใช้งานในรูปแบบใบอนุญาตถาวร (เช่น Office 2021) และใช้งานร่วมกับแผนบริการบนคลาวด์ได้ ความแตกต่างนี้มีความสำคัญเพราะทั้งเวอร์ชันซื้อครั้งเดียวและแผนการสมัครสมาชิกมีอยู่ร่วมกันโดยมีความแตกต่างที่ชัดเจนในด้านการอัปเดต คุณสมบัติ และบริการที่เกี่ยวข้อง

Microsoft Office และ Microsoft 365 ในปัจจุบันคืออะไร

เมื่อเราพูดถึง Microsoft Office เรากำลังหมายถึงแอปพลิเคชันคลาสสิก (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote ฯลฯ) ที่สามารถติดตั้งบนระบบWindows และ macOS รวมถึงแอปพลิเคชันบนมือถือบน iOS และ Android ในอดีต Microsoft เปิดตัว Office สำหรับ Macintosh ในปี 1989 และสำหรับ Windows ในปี 1990 นับตั้งแต่นั้นมา แอปพลิเคชันเหล่านี้ได้ผสานรวมเทคโนโลยีต่างๆ เข้าด้วยกัน เช่น OLE, โปรแกรมตรวจสอบการสะกดคำทั่วไป และVisual Basic for Applications (VBA )

Microsoft 365 คือวิวัฒนาการของบริการแบบแพ็กเกจ: โดยรวมแอปพลิเคชัน Office เข้ากับเลเยอร์คลาวด์ (OneDrive, Exchange Online, SharePoint, Teams) และคุณสมบัติด้านความปลอดภัยและการจัดการ ที่จริงแล้ว ในเดือนมกราคม 2023 ไมโครซอฟต์ได้เปลี่ยนชื่อแบรนด์ Office ทั่วโลกเป็น "Microsoft 365 " แม้ว่า Office ยังคงมีอยู่เป็นผลิตภัณฑ์แบบลิценส์ถาวร บริการแบบสมัครสมาชิกนี้เปิดตัวครั้งแรกในปี 2011 และมีให้บริการในกว่า 100 ภาษา

ในแง่ของความเข้ากันได้ Microsoft 365 รองรับแพลตฟอร์มที่หลากหลาย ได้แก่ Windows 8.1, Windows 10, Windows 11, Windows Server 2016/2019, Android และแม้แต่ Linux สำหรับบริการบางอย่าง ในด้านเทคนิค แอปพลิเคชันจำนวนมากเขียนด้วยภาษาC++และระบบนิเวศนี้เผยแพร่ในภาษาต่างๆ มากมาย (มากถึง 102 ภาษาในบางตระกูลผลิตภัณฑ์)

ชุดโปรแกรม Office 2021 เป็นเวอร์ชันที่ใช้งานได้ตลอดไปรุ่นล่าสุด ในขณะที่ Office 2024 ซึ่งเป็นเวอร์ชันสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ แต่ไม่มีฟังก์ชันการทำงานบนคลาวด์ เช่น Copilot นั้น ได้รับการประกาศว่าจะวางจำหน่ายในปี 2024 อย่างไรก็ตามMicrosoft 365 ยังคงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด เนื่องจากมีการอัปเดตอย่างต่อเนื่องและมีฟีเจอร์ใหม่ๆ ออกมาเร็วกว่า

แอปพลิเคชันหลักและบริการที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรมหลักในชุดประกอบด้วย Word, Excel และ PowerPoint Word คือโปรแกรมประมวลผลคำที่สำคัญที่สุดสำหรับการจัดรูปแบบเอกสาร การเรียนรู้วิธีการแทรกและปรับแต่งลายน้ำใน Wordจะมีประโยชน์อย่างยิ่ง รูปแบบไฟล์ .doc เดิมกลายเป็นมาตรฐานที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย และตั้งแต่ปี 2007/2008 รูปแบบไฟล์ Office Open XML (.docx) ก็ได้รับความนิยมมากกว่า Excel คือโปรแกรมสเปรดชีตที่ได้รับความนิยมมากกว่า Lotus 1-2-3 และ Quattro Pro และปัจจุบันเป็นมาตรฐานสำหรับการวิเคราะห์และสร้างแบบจำลองข้อมูล PowerPoint ช่วยให้คุณสร้างงานนำเสนอแบบมัลติมีเดียด้วยภาพเคลื่อนไหว แผนภูมิ และวิดีโอได้อย่างง่ายดาย

Outlook ทำหน้าที่เป็นทั้งโปรแกรมอีเมลและโปรแกรมจัดการข้อมูลส่วนบุคคล (ปฏิทิน งาน รายชื่อติดต่อ) สามารถใช้งานได้บน Windows และ macOS สำหรับ Mac นั้น ในอดีตมีโปรแกรมที่เทียบเคียงได้ใกล้เคียงกันคือ Entourage และสำหรับกรณีเฉพาะ คุณสามารถดูวิธีการลบอีเมลที่ส่งไปแล้วใน Outlookได้เมื่อจำเป็น

นอกจากนี้ ยังมีเครื่องมือเฉพาะทาง เช่นAccess สำหรับฐานข้อมูลบน Windows , Project สำหรับการจัดการโครงการ และ Visio สำหรับการสร้างไดอะแกรมและผังงาน ในส่วนของบริการต่างๆ Microsoft ได้ผสานรวม SharePoint (การทำงานร่วมกันและการจัดการเอกสาร), Teams (แชท การประชุม และการทำงานร่วมกัน), Exchange (อีเมลและปฏิทิน), Sway (การนำเสนอออนไลน์), Delve (การค้นหาและข้อมูล), Forms (แบบสำรวจ), To Do (งาน), Planner (การวางแผน), Stream (วิดีโอสำหรับองค์กร), Bookings (การนัดหมาย) และ OneDrive (พื้นที่จัดเก็บและการซิงโครไนซ์)

บนอุปกรณ์พกพา มีแอปพลิเคชันเสริมต่างๆ เช่น แอป "Microsoft Office" ที่รวม Word, Excel และ PowerPoint ไว้ในแอปพลิเคชันเดียว พร้อมฟังก์ชันเพิ่มเติม เช่น บันทึกย่อด่วน การสแกน และแบบฟอร์ม นอกจากนี้ยังมีMicrosoft Lensสำหรับสแกนเป็นไฟล์ PDF หรือรูปแบบอื่นๆ แอป "Office Remote" ช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมการนำเสนอจากอุปกรณ์พกพาได้ แต่ได้ถูกแทนที่ด้วย Microsoft 365 ที่รวมฟังก์ชันต่างๆ ไว้แล้ว

สำหรับธุรกิจที่มีโครงสร้างพื้นฐานอยู่แล้ว มีโปรแกรมเวอร์ชันเซิร์ฟเวอร์ เช่น Excel Services, Project Server และ Search Server ที่ช่วยขยายการแก้ไขและเผยแพร่เนื้อหาไปยังสภาพแวดล้อมเว็บและอินทราเน็ต และที่สำคัญอย่างยิ่งคือ ไมโครซอฟต์กำลังส่งเสริม Office ในฐานะแพลตฟอร์มสำหรับธุรกิจภายใต้กลุ่มผลิตภัณฑ์ Office Business Applications

Office บนเว็บและบนมือถือ

โปรแกรม Office เวอร์ชันเว็บ (เดิมคือ Office Online/Office.com ซึ่งปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365) ช่วยให้คุณสามารถเปิด แก้ไข และบันทึกไฟล์ในรูปแบบ Office Open XML (.docx, .xlsx, .pptx)และรูปแบบ OpenDocument (.odt, .ods, .odp) ได้ ไฟล์ในรูปแบบเก่า (.doc, .xls, .ppt) สามารถเปิดได้ แต่หากคุณแก้ไขในเบราว์เซอร์ ไฟล์เหล่านั้นจะถูกแปลงเป็นรูปแบบใหม่กว่า

มีข้อจำกัดที่สำคัญหลายประการ ได้แก่ ไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านไม่สามารถเปิดได้ในเบราว์เซอร์ รูปแบบไฟล์เช่น CSV ใน Excel หรือ HTML ใน Word ไม่สามารถแก้ไขได้โดยตรง และถึงแม้ว่าจะสามารถเปิดไฟล์ที่มีมาโครได้ แต่ก็ไม่สามารถเข้าถึงหรือเรียกใช้มาโครในเว็บแอปพลิเคชันได้ ตั้งแต่ปี 2013 เป็นต้นมา Word ในเบราว์เซอร์สามารถแสดงผล PDF หรือแปลงเป็นเอกสารที่แก้ไขได้ โดยมีคำเตือนว่ารูปแบบอาจแตกต่างจากต้นฉบับ

แอปพลิเคชันบนเว็บรองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการบันทึกอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขพร้อมกันได้อย่างง่ายดาย สำหรับฟีเจอร์ขั้นสูง ตัวเลือก "เปิดในแอปเดสก์ท็อป" จะเปิดไฟล์ในแอปบนเครื่องซึ่งมีเครื่องมือทั้งหมดให้ใช้งาน ในสภาพแวดล้อมระดับองค์กร Office Online Server พร้อมใช้งานสำหรับการติดตั้งแบบส่วนตัวพร้อมด้วย SharePoint, Exchange และ Lync/Skype for Business

เบราว์เซอร์ที่รองรับ ได้แก่ Microsoft Edge, Internet Explorer 11, Firefox และ Chrome เวอร์ชันล่าสุด และ Safari สำหรับ OS X 10.8 หรือใหม่กว่า สำหรับอุปกรณ์พกพา มีเวอร์ชันที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับiPad/iPhone และ Androidพร้อมความสามารถในการสร้างและแก้ไขเนื้อหา ขึ้นอยู่กับแผนการสมัครสมาชิก ก่อนหน้านี้ มีแอปสำหรับ Windows Phone และ Windows 10 Mobile พร้อมการสนับสนุนเฉพาะใน Windows Store

รูปแบบไฟล์และมาตรฐาน

รูปแบบไฟล์ที่ Office รองรับ ได้แก่ Office Open XML, OpenDocument, Rich Text Format (RTF), ข้อความธรรมดา และธีมของ Microsoft Officeความก้าวหน้าครั้งสำคัญเกิดขึ้นใน Office 2007/2008 ซึ่งได้นำรูปแบบไฟล์ XML (.docx, .xlsx, .pptx) มาใช้เป็นมาตรฐานเปิด และยังคงใช้มาจนถึงปัจจุบันในเวอร์ชันต่างๆ

นอกเหนือจากรูปแบบไฟล์แล้ว ชุดโปรแกรมนี้ยังใช้เทคโนโลยีภายในร่วมกัน รวมถึงการผสานรวม OLE สำหรับข้อมูลและการทำงานอัตโนมัติผ่านVBAพื้นฐานร่วมกันนี้ทำให้แอปพลิเคชันต่างๆ มีความสม่ำเสมอของอินเทอร์เฟซและมีความสามารถในการทำงานข้ามสายงาน (เช่น การตรวจสอบการสะกดคำและบริการการทำงานร่วมกัน) มากขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

เวอร์ชันและลำดับเหตุการณ์เด่น

ในระบบปฏิบัติการ Windows ลำดับเวลาของโปรแกรม Office มักจะสอดคล้องกับเหตุการณ์สำคัญของระบบปฏิบัติการเอง รุ่นแรกๆ ได้แก่ Office 3.0 (1990) และ 4.0 (1992) Office 5.0 (1993) ได้รวมส่วนประกอบ 16 บิตและ 32 บิตเข้าด้วยกัน และ Office 6.0 (1994) เป็นเวอร์ชันสุดท้ายที่ใช้งานร่วมกับWindows 3.xได้ Office 95 (1995) เปิดตัวพร้อมกับ Windows 95 Office 97 (1996) ทำให้ชุดโปรแกรม Office บน CD-ROM เป็นที่นิยม และด้วย SR-2 ก็ได้แก้ไขปัญหาปี 2000

Office 2000 (1999) เป็นเวอร์ชันสุดท้ายที่รองรับ Windows 95; Office XP/2002 (2002) เป็นเวอร์ชันสุดท้ายสำหรับ Windows 98/Me/NT 4.0 และมีการปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานด้วยบัญชีผู้ใช้แบบจำกัดบนตระกูล NT Office 2003 (2003) เป็นเวอร์ชันสุดท้ายสำหรับ Windows 2000 การเปลี่ยนแปลงอินเทอร์เฟซและการจัดรูปแบบครั้งใหญ่เกิดขึ้นใน Office 2007 (2007) ซึ่งวางจำหน่ายพร้อมกับ Windows Vista และแนะนำอินเทอร์เฟซแบบ Ribbon และ OpenXML

Office 2010 (2010) ข้ามไปที่หมายเลขเวอร์ชัน 14.0 เนื่องจากความเชื่อเรื่องโชคลาง มีให้เลือกทั้งแบบ 32 บิตและ 64 บิต และเป็นเวอร์ชันสุดท้ายที่ใช้งานร่วมกับ Windows XP SP3 และ Windows Vista ได้ Office 2013 (2012) สอดคล้องกับ Windows 8 เพิ่ม Lync และรวม InfoPath เวอร์ชันล่าสุด Office 2016 (2015) เปิดตัวพร้อมกับ Windows 10; Office 2019 (2018) เสริมสร้างรากฐานสำหรับ Windows 10; และ Office 2021 (2021) เปิดตัวในวันเดียวกับ Windows 11 และรวมMicrosoft Teams เข้าไว้ด้วย โดยเป็นเวอร์ชันสุดท้ายที่มี Publisher

ในปี 2024 ได้มีการออก Office 16.0 เวอร์ชันที่ออกแบบมาสำหรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ (Office 2024) โดยมีหมายเหตุต่างๆ เช่น "เวอร์ชันล่าสุดสำหรับ Windows 10" และ "เวอร์ชันล่าสุดที่รวม Outlook Local" ไว้ด้วย ตลอดประวัติศาสตร์ที่ผ่านมา ผลิตภัณฑ์ในกลุ่ม "Pro" ได้รวมMicrosoft Access ไว้ด้วย และมีการเพิ่มบริการเพิ่มเติมภายใต้แบรนด์ Microsoft 365

บนระบบปฏิบัติการ macOS เรื่องราวเริ่มต้นในปี 1990 และพัฒนาต่อมาด้วย Office 98 (1998), Office 2001 (2000) และเวอร์ชันแรกสำหรับ Mac OS X (Office X, 2001) Office 2004 (2004) เสริมความแข็งแกร่งให้กับการสนับสนุน Office 2008 (2008) เพิ่ม AppleScript และ Office 2011 (2010) นำมาโครกลับมา จากนั้นก็มี Office 2016 (2015), Office 2019 (2018 ซึ่งเป็นเวอร์ชันสุดท้ายสำหรับโปรเซสเซอร์ Intel ), Office 2021 (ปรับให้เหมาะสมสำหรับ Apple Silicon) และเวอร์ชัน 2024 ที่มีการอัปเดตส่วนประกอบหลักๆ

รุ่นที่มีจำหน่ายและสิ่งที่แต่ละรุ่นมี

โปรแกรม Office 2021 เป็นเวอร์ชันถาวรล่าสุดสำหรับ Windows มีให้เลือกเจ็ดเวอร์ชัน ได้แก่Home & Student , Home & Business, Standard, Professional, Professional Plus, LTSC Standard และ LTSC Professional Plus ส่วนใน Mac นั้น Office for Mac 2021 มีให้เลือกในเวอร์ชัน Home and Student, Standard, Professional, "Office for Mac 2021 (365)" และ LTSC 2021 โดยทุกเวอร์ชันจะมี Word และ PowerPoint รวมอยู่ด้วย และในเวอร์ชัน Professional จะมี Outlook รวมอยู่ด้วย

เมื่อดูตารางรายละเอียดของแต่ละรุ่น จะพบว่า Excel, Word, PowerPoint และ OneNote รวมอยู่ในทุกรุ่น ส่วนOutlookจะรวมอยู่ในรุ่น Home & Business ขึ้นไป Publisher จะรวมอยู่ในรุ่น Standard ขึ้นไป และ Access จะมาพร้อมกับรุ่น Professional และ Professional Plus ในแง่ของการจำหน่ายลิขสิทธิ์ รุ่น Home มักจะขายปลีก ในขณะที่รุ่น Professional Plus จำหน่ายตามปริมาณการสั่งซื้อ เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง ตารางตัวอย่างแสดงราคาเต็มเป็น "ฟรี" สำหรับรุ่น Education & Students และราคาต่างๆ เช่น€125,10 , €341,10 และ €629,10 สำหรับรุ่นอื่นๆ (ราคาอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามภูมิภาค)

นอกเหนือจากการสมัครใช้งานแบบถาวรแล้ว บริการคลาวด์ Microsoft 365 ยังมีแผนต่างๆ ที่จัดกลุ่มตามความต้องการ ได้แก่ Business Basic (บริการคลาวด์ที่จำเป็นพร้อมเว็บแอป), Business Standard (เพิ่มแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป), Business Premium (ความปลอดภัยและการจัดการขั้นสูง) และ Microsoft 365 Apps (เฉพาะแอป Office) ในกลุ่มผลิตภัณฑ์ระดับองค์กร E3 ผสานรวมประสิทธิภาพการทำงาน ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามข้อกำหนด ในขณะที่ E5 เพิ่ม ความปลอดภัยขั้นสูงและความสามารถ ในการวิเคราะห์ข้อมูล Business Voice เพิ่มฟังก์ชันการโทรศัพท์ให้กับแผน Business

ความแตกต่างระหว่าง Office แบบ "ซื้อครั้งเดียว" กับ Microsoft 365

โมเดลแบบถาวร (Office 2021, LTSC) คือการซื้อครั้งเดียวที่อนุญาตให้ใช้งานเวอร์ชันนั้นได้ไม่จำกัด โดยจะได้รับเฉพาะการแก้ไขข้อบกพร่องและการอัปเดตเท่านั้นสำหรับคุณสมบัติใหม่ที่สำคัญ จะต้องซื้อเวอร์ชันถัดไป ในทางกลับกัน Microsoft 365 เป็นการสมัครสมาชิกรายเดือนหรือรายปีที่รวมถึงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การเปิดตัวคุณสมบัติใหม่ การเปลี่ยนแปลงอินเทอร์เฟซ และคุณสมบัติบนคลาวด์ที่ส่งมอบเป็นประจำ

Microsoft 365 ประกอบด้วยพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ (OneDrive), การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์, การเขียนร่วมกัน และการบันทึกอัตโนมัติ ในขณะที่เดสก์ท็อปแบบคลาสสิกอนุญาตให้บันทึกในเครื่องและทำงานแบบออฟไลน์ได้ แต่ ฟีเจอร์ การทำงานร่วมกันและการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่เชื่อมต่อ ต่างๆ นั้นได้รับการบูรณาการอย่างเต็มรูปแบบมากขึ้นในเวอร์ชันสมัครใช้งาน ในด้านความปลอดภัยและการจัดการ เวอร์ชันสมัครใช้งานประกอบด้วยการจัดการข้อมูลประจำตัว, MDM/MAM, การปฏิบัติตามข้อกำหนด และฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมายที่ไม่มีในเวอร์ชันถาวร

ในระบบนิเวศขององค์กร Microsoft 365 สามารถใช้งานร่วมกับ Enterprise Mobility + Security และ Windows Enterprise ได้ ทำให้ได้ชุดซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมทุกด้าน ตั้งแต่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปจนถึงการปกป้องข้อมูลและการจัดการอุปกรณ์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB) แผน Business นำเสนอแอปพลิเคชันที่หลากหลาย อีเมล Exchange Online, Teams, SharePoint และ OneDrive

ความเข้ากันได้ ภาษา และแพลตฟอร์ม

ชุดโปรแกรม Microsoft 365 รองรับแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Windows 8.1, 10 และ 11, Windows Server 2016/2019, Android และ Linux สำหรับบางส่วนประกอบ ส่วน macOS รองรับอย่างครอบคลุมด้วยการปรับแต่งสำหรับ Apple Silicon เริ่มตั้งแต่ Office 2021 เป็นต้นไป ชุดโปรแกรมนี้มีให้เลือกหลายภาษา (มากถึง102 ภาษาในผลิตภัณฑ์ต่างๆ และ 16 ภาษาใน Office for Mac บางรุ่น) ทำให้สามารถใช้งานได้ทั่วโลก

สำหรับอุปกรณ์พกพา Word, Excel และ PowerPoint มีเวอร์ชันสำหรับ iOS และ Android ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้ฟรี โดยความสามารถในการแก้ไขจะผูกติดกับแผนการสมัครสมาชิก ก่อนหน้านี้ Office สำหรับWindows Phone และ Windows 10 Mobileมีแอปเฉพาะที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับหน้าจอสัมผัสและอุปกรณ์ขนาดเล็ก

การสนับสนุนและวงจรชีวิต

ไมโครซอฟต์กำหนด นโยบาย วงจรการสนับสนุนสำหรับเวอร์ชันถาวร เวอร์ชันก่อน Office 95 จะไม่ได้รับการสนับสนุน Office 95 สิ้นสุดการสนับสนุนหลักในปี 2000 และสิ้นสุดการสนับสนุนเพิ่มเติมในปี 2001; Office 97 ในปี 2002 และ 2004; Office 2000 ในปี 2004 และ 2009; Office XP/2002 ในปี 2006 และ 2011; Office 2003 ในปี 2009 และ 2014; Office 2007 สิ้นสุดการสนับสนุนในปี 2017; Office 2010 สิ้นสุดการสนับสนุนเพิ่มเติมในปี 2020; และ Office 2013 สิ้นสุดการสนับสนุนเพิ่มเติมในปี 2023

สำหรับรุ่นล่าสุด Office 2016 สิ้นสุดการสนับสนุนหลักในปี 2020 และการสนับสนุนเพิ่มเติมจะสิ้นสุดในวันที่14 ตุลาคม 2025 ; Office 2019 สิ้นสุดการสนับสนุนหลักในปี 2023 และการสนับสนุนเพิ่มเติมจะสิ้นสุดในวันที่ 14 ตุลาคม 2025 เช่นกัน; Office 2021 จะได้รับการสนับสนุนหลักจนถึงวันที่ 13 ตุลาคม 2026 และจะไม่ได้รับการสนับสนุนเพิ่มเติม ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ไทม์ไลน์นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการวางแผนการย้ายระบบและการจัดซื้อ

ผลิตภัณฑ์ที่เลิกผลิตและการเปลี่ยนแบรนด์ใหม่

เมื่อเวลาผ่านไป แอปพลิเคชันหลายตัวหายไปหรือถูกแทนที่ FrontPage ถูกแทนที่ด้วย SharePoint Designer และ Expression Web; Photo Editor ถูกแทนที่ด้วย Office Picture Manager ซึ่งต่อมาก็ไม่ได้รวมอยู่ใน Office 2010 อีกต่อไป นอกจากนี้ยังมีMicrosoft Accounting Express , Office Assistant (Clippy ในตำนาน), Microsoft Binder, InterConnect (ในญี่ปุ่น), Microsoft Mail, PhotoDraw, Schedule Plus, Vizact, SharePoint Workspace และยูทิลิตี้สำหรับการสแกนและจัดการรูปภาพต่างๆ ที่ถูกทิ้งไว้ด้วย

InfoPath เวอร์ชันสุดท้ายวางจำหน่ายในปี 2013 และสิ้นสุดการสนับสนุนในปี 2023 PowerApps เข้ามาแทนที่ โดยนำเสนอฟอร์มที่ปรับแต่งได้และโซลูชันแบบไม่ต้องเขียนโค้ดสำหรับ SharePoint Publisher 2021 ยังคงมีให้ใช้งานในรูปแบบใบอนุญาตถาวร แต่มีการประกาศว่าจะยุติการใช้งานสำหรับลูกค้า Microsoft 365 ในปี 2024-2025 และจะสิ้นสุดการสนับสนุนใบอนุญาตถาวรในปี 2026 ส่วนบริการต่างๆ นั้นHotmail เปลี่ยนเป็น Outlook.comและ SkyDrive เปลี่ยนเป็น OneDrive

บนเว็บ Office Online และ Office.com ถูกรวมเข้าไว้ภายใต้ Microsoft 365 ส่วน Office Mobile ถูกยกเลิกและรวมเข้ากับแอปใหม่สำหรับ Android และ iOS ในระดับแบรนด์ ในเดือนมกราคม 2023 "Microsoft 365" ได้เข้ามาแทนที่ "Office" ในส่วนของการสื่อสารและร้านค้าแอป ซึ่งเป็นการตอกย้ำแนวคิดของชุดบริการแบบสมัครสมาชิก

ทางเลือกแทน Microsoft Office

มีชุดโปรแกรมสำนักงานหลายชุดที่แข่งขันกับ Microsoft Office ได้แก่ Apache OpenOffice, LibreOffice, Calligra Suite, OnlyOffice, WPS Office, ThinkFree Office, OfficeSuite และ iWork ในระบบนิเวศของ Apple บางชุดโดดเด่นในด้านการใช้งานได้ฟรีและข้ามแพลตฟอร์มแม้ว่าอินเทอร์เฟซและความเข้ากันได้อาจไม่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมที่ใช้มาตรฐานการแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบ Office Open XML และการบูรณาการกับบริการขององค์กร (Teams, Exchange, SharePoint) เป็นสิ่งสำคัญ

ข้อดีเชิงปฏิบัติและกรณีการใช้งาน

ด้วย Microsoft 365 การทำงานจากระยะไกลจะกลายเป็นเรื่องปกติ: เข้าถึงเอกสาร อีเมล และแอปพลิเคชันได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แพ็กเกจประกอบด้วยพื้นที่ เก็บข้อมูล OneDrive 1 TB ต่อผู้ใช้การอัปเดตอัตโนมัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และการสื่อสารแบบบูรณาการกับ Teams (แชท วิดีโอคอล การแชร์หน้าจอ) คุณสมบัติด้านความปลอดภัยประกอบด้วยการเข้ารหัส การตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA) และการควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น GDPR

สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต ความสามารถในการปรับขนาดเป็นจุดแข็งที่สำคัญ: การเพิ่มและลบผู้ใช้ทำได้ง่าย และการเรียกเก็บเงินรายเดือนหรือรายปีโดยไม่ต้องลงทุนล่วงหน้าจำนวนมาก ชุดซอฟต์แวร์นี้ผสานรวมกับเครื่องมือภายนอก เช่นSAP, Salesforce, Trello และ Zoomและเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น LinkedIn และ Twitter เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารและการเข้าถึง การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน การให้คำปรึกษา และเอกสารอย่างเป็นทางการช่วยเติมเต็มแพ็กเกจนี้

ข้อจำกัดและข้อควรพิจารณาในการเผยแพร่ข้อมูลบนเว็บ

สิ่งสำคัญที่ควรจำไว้คือ แอปพลิเคชันบนเว็บเบราว์เซอร์ไม่ได้จำลองฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดของเวอร์ชันเดสก์ท็อป ไม่สามารถเข้าถึงมาโคร VBAได้ บางรูปแบบไฟล์ไม่สามารถแก้ไขได้โดยตรง (เช่น CSV ใน Excel, HTML ใน Word) และไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านก็ไม่สามารถเปิดได้บนเว็บ สำหรับความต้องการขั้นสูง (เช่น โมเดลที่ซับซ้อน, ส่วนเสริม COM, ระบบอัตโนมัติ) ขอแนะนำให้เปิดไฟล์ในแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป

นอกจากนี้ ยังเป็นเรื่องดีที่จะตรวจสอบว่าเบราว์เซอร์ใดที่องค์กรของคุณรองรับ ตรวจสอบนโยบาย DLP และนโยบาย การเก็บรักษา ข้อมูลหากคุณทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และหากคุณใช้งานในระบบคลาวด์ส่วนตัว ควรพิจารณาใช้ Office Online Server ควบคู่ไปกับ SharePoint และ Exchange เพื่อรักษาทรัพยากรให้อยู่ภายในขอบเขตขององค์กรของคุณ

เมื่อพิจารณาภาพรวมทั้งหมด Microsoft Office/Microsoft 365 ผสานรวมแอปพลิเคชันที่ครบวงจร บริการคลาวด์ และวงจรการสนับสนุนที่ชัดเจน ซึ่งช่วยให้วางแผนได้อย่างชาญฉลาด หากคุณต้องการเขียน คำนวณ นำเสนอ สื่อสาร และทำงานร่วมกันได้อย่างน่าเชื่อถือ ชุดโปรแกรมนี้มีคุณสมบัติมากมาย ความเข้ากันได้ชั้นนำ และระบบนิเวศที่ผสานรวมอย่างดี เหมาะสำหรับการใช้งานทั้งในบ้านและธุรกิจ

บทความที่เกี่ยวข้อง:

Microsoft Access: คืออะไร มีไว้ทำอะไร และจะเปลี่ยนแปลงการจัดการข้อมูลของคุณได้อย่างไร