Carpetas y búsqueda en Windows 11: guía completa para encontrarlo todo

Si usas Windows 11 a diario, saber organización de archivos en Windows 11 y dominar las carpetas y la búsqueda marca la diferencia entre perder el tiempo rebuscando y encontrarlo todo al momento. El sistema incluye varios motores de búsqueda, opciones de indexación, filtros avanzados y hasta funciones de inteligencia artificial que, bien configuradas, pueden convertir tu PC en una especie de “Google” local.

En esta guía vas a ver todas las formas de buscar archivos, carpetas y contenido en Windows 11, cómo afinarlas con operadores avanzados, cómo mejorar el rendimiento del índice, qué hacer cuando no se encuentra nada y cómo excluir ubicaciones por privacidad. También repasaremos algunos programas externos muy potentes para buscar en discos duros y redes, y tocaremos las mejoras de Copilot+ PC y la indexación semántica.

Cómo funciona la búsqueda en Windows 11 y qué ha cambiado

Windows 11 se apoya en un servicio de indexación interno que recorre las carpetas configuradas, guarda información sobre nombres, rutas, fechas, tamaños y, en muchos casos, contenido de los archivos, para ofrecer resultados casi al instante. A esto se le suma la integración con la nube (OneDrive, Outlook, Bing) y, en equipos Copilot+ PC, una indexación semántica más avanzada.

En los Copilot+ PC, además de la indexación clásica, se crea un índice semántico para archivos de texto y documentos (.txt, .pdf, .docx, .doc, .rtf, .pptx, .ppt, .xls, .xlsx) y para imágenes (.jpg/.jpeg, .png, .gif, .bmp, .ico). Gracias a esto, las búsquedas no se basan solo en coincidencias literales: se tienen en cuenta conceptos relacionados. Por ejemplo, si buscas “pasta”, el sistema puede sugerir archivos o imágenes relacionados con “lasaña”, porque entiende la relación entre ambos términos.

Todo lo que genera esta indexación semántica se guarda solo en tu dispositivo (o en el almacenamiento local de una PC en la nube con Windows 365 habilitado para IA). Microsoft indica que no envía estos datos a sus servidores ni los usa para entrenar modelos, de modo que la búsqueda mejorada no implica, de entrada, sacrificar tu privacidad.

La indexación semántica viene activada por defecto en Copilot+ PC, pero puedes cambiarla desde Configuración > Privacidad y seguridad > Buscar en Windows > Opciones avanzadas de indexación. Desde ahí es posible desactivar la indexación en ciertas ubicaciones o tipos de archivo concretos si quieres reducir consumo de recursos o limitar qué se indexa.

Para asegurarte de que la primera indexación se completa cuanto antes, conviene tener el equipo enchufado a la corriente y con la tapa abierta (en portátiles) durante un buen rato. Puedes comprobar el estado del índice en Configuración > Privacidad y seguridad > Búsqueda en Windows, donde verás si el proceso está activo, pausado o finalizado.

Búsqueda de Windows: el buscador universal del sistema

La búsqueda de Windows (la que ves en la barra de tareas o en el menú Inicio) es el primer sitio al que suele recurrir todo el mundo. Es un buscador universal: sirve para localizar archivos, carpetas, aplicaciones, configuraciones e incluso hacer consultas web con Bing.

En Windows 11, esta búsqueda puede aparecer como cuadro de texto, icono con lupa, botón con etiqueta o estar completamente oculta de la barra de tareas. Puedes cambiarlo desde Configuración > Personalización > Barra de tareas, donde se ofrecen cuatro opciones: ocultar, solo icono, icono con texto o cuadro de búsqueda completo.

Muchos usuarios prefieren no ocupar espacio en la barra y recurren a atajos de teclado. Tienes varias formas de lanzar la búsqueda sin tocar el ratón: la combinación Windows + S, la tecla de Windows seguida de escribir directamente tu consulta en el menú Inicio, o bien clic en el propio cuadro de búsqueda del Inicio si lo prefieres.

Cuando escribes, el sistema intenta adivinar qué resultado es más relevante: si siempre abres el mismo Excel, documento o programa, poco a poco aparecerá arriba del todo. Además reparte los resultados por categorías (aplicaciones, documentos, correo, web, etc.), y debajo del cuadro de texto verás algunos filtros rápidos (por ejemplo, solo documentos) que puedes usar para acotar.

Windows Search también puede mostrar contenido en la nube (OneDrive, Outlook, otros servicios de Microsoft) y aprovechar tu historial de búsquedas local para priorizar lo que usas más. Todo esto se regula en Configuración > Privacidad y seguridad > Permisos de búsqueda, donde puedes habilitar o deshabilitar la búsqueda en la nube y el historial de búsqueda en el dispositivo.

Explorador de archivos: búsqueda precisa con filtros y operadores

Además del buscador del menú Inicio, el Explorador de archivos de Windows 11 tiene su propia caja de búsqueda en la parte superior derecha. Esta es la herramienta idónea cuando quieres buscar dentro de una carpeta o unidad concreta, o cuando necesitas búsquedas muy afinadas con filtros avanzados.

Por defecto, cuando escribes un término en esa caja, Windows busca en la ubicación en la que te encuentras (incluyendo subcarpetas, salvo que elijas lo contrario). Aunque a primera vista parece un buscador muy básico, en realidad admite un montón de operadores similares a los de Gmail o Google.

Los operadores booleanos te permiten combinar o excluir palabras en la búsqueda. Estos son los más importantes:
NOT o el signo menos excluyen un término (ejemplo: perro NOT gato o perro -gato para encontrar archivos que contengan “perro” pero no “gato”).
OR amplía la búsqueda a uno u otro término (ejemplo: factura OR recibo).
Comillas dobles obligan a que aparezca la frase exacta en ese orden (ejemplo: «informe anual»).
Paréntesis indican que las palabras dentro pueden ir en cualquier orden (ejemplo: (perro gato) devuelve nombres que incluyan ambas palabras, independientemente de la posición).

También dispones de filtros generales en forma de “campo:valor”. Algunos muy útiles son:
fecha: permite filtrar por fecha de creación o modificación con valores como hoy, ayer, esta semana, mes pasado, este año o una fecha concreta. Ejemplo: fecha:hoy o fecha:01/01/2024..31/01/2024.
modificado: igual que el anterior pero solo tiene en cuenta la fecha de modificación.
creado: filtra por la fecha de creación original del archivo.
tamaño: filtra por tamaño. Puedes usar rangos (ej. tamaño:>50MB) o categorías como vacío, minúsculo, pequeño, mediano, grande, enorme, gigantesco.
clase: restringe por tipo de archivo (documento, imagen, música, vídeo, correo, juego, búsqueda guardada, etc.). Ejemplo: clase:imagen.
ext: filtra por extensión, por ejemplo ext:jpg o ext:pdf.
carpeta: te deja señalar una carpeta concreta dentro de la ubicación de búsqueda.
archivo: indica que solo se tenga en cuenta el nombre del archivo, no el contenido.

Además existen filtros específicos por tipo de archivo que se basan en metadatos. Por ejemplo:
diapositivas: número de páginas en una presentación (ej. diapositivas:20).
comentario: busca texto en comentarios de documentos de Word (comentario:»para revisar»).
artista, álbum, pista, género: aplicables a archivos de audio si tienen esos metadatos rellenados.
duración: para música y vídeo, con valores como muy corto, corto, medio, largo, muy largo o duraciones exactas.
año: año asociado a canciones o películas (año:1990, por ejemplo).
orientación, ancho, alto: útiles para fotos; puedes buscar por orientación o por dimensiones en píxeles.

La clave está en que puedes combinar varios operadores separados por espacios, por ejemplo: clase:documento modificado:ayer NOT borrador ext:docx. De este modo, la búsqueda se convierte en una herramienta muy precisa para manejar bibliotecas grandes.

Indexación clásica y mejorada: acelerar y ampliar la búsqueda

El motor de búsqueda se basa en un índice que Windows mantiene en segundo plano. En la configuración por defecto, el sistema indexa principalmente Documentos, Imágenes, Música y Escritorio, algo que suele bastar para muchos casos, pero se queda corto si trabajas en otros discos, unidades externas o carpetas personalizadas.

Para ajustar este comportamiento, entra en Configuración > Privacidad y seguridad > Búsqueda en Windows. Ahí verás dos modos de indexación: el modo clásico, que se centra en unas pocas ubicaciones, y el modo “Mejorado”, que amplía la indexación prácticamente a todo el disco del sistema, excluyendo algunas ubicaciones críticas o de sistema para no cargarse el rendimiento.

Si activas la indexación mejorada, Windows recorrerá mucho más contenido, de forma que las búsquedas en el explorador y en la búsqueda universal serán más completas. A cambio, el proceso de construcción del índice puede consumir más CPU y afectar a la batería en portátiles, sobre todo durante las primeras horas o días.

Desde esa misma pantalla puedes ver el estado del índice, pausar temporalmente el proceso si necesitas rendimiento máximo y, algo importante, acceder a las Opciones avanzadas de indexación. En esa sección es donde puedes incluir o excluir ubicaciones concretas, reconstruir el índice o ajustar qué tipos de archivo se indexan por contenido y cuáles solo por nombre.

Si notas que la búsqueda va lenta o deja de encontrar cosas que sabes que están, conviene repasar aquí la configuración y, si hace falta, reconstruir el índice para limpiar posibles corrupciones.

Mejorar la búsqueda: nube, historial, solucionadores y reconstrucción del índice

Más allá de elegir modo clásico o mejorado, Windows 11 dispone de varios ajustes extra para afinar el comportamiento de la búsqueda y solucionar problemas. Empezando por la integración con la nube, puedes permitir que Windows busque también en servicios asociados a tu cuenta de Microsoft, como OneDrive, Outlook y Bing.

En Configuración > Privacidad y seguridad > Permisos de búsqueda encontrarás los conmutadores de contenido en la nube y el de historial de búsqueda en este dispositivo. Activarlos hace que los resultados se adapten más a tus hábitos, priorizando lo que abres con más frecuencia y mezclando resultados locales y online cuando corresponde.

Si notas que la búsqueda se ha vuelto inestable, lenta o directamente falla, te interesa ejecutar el solucionador de problemas de búsqueda e indexación. Para ello, abre Configuración, entra en Sistema > Solucionar problemas > Otros solucionadores de problemas y selecciona la herramienta de búsqueda e indexación. Esta utilidad comprueba servicios, permisos, integridad del índice y otros parámetros, y ofrece aplicar correcciones automáticas.

En caso de que el índice esté seriamente dañado, otro paso útil es reconstruirlo por completo. Entra en Configuración > Privacidad y seguridad > Búsqueda en Windows, baja hasta “Configuración relacionada” y abre las opciones avanzadas de indexación. En la ventana de opciones avanzadas verás un botón para Reconstruir. Al pulsarlo, el índice se borra y se vuelve a crear desde cero, proceso que puede tardar varias horas según el volumen de archivos.

Lo ideal es iniciar la reconstrucción en un momento en el que no necesites el equipo al máximo rendimiento, dejarlo enchufado y permitir que trabaje todo lo que haga falta (Microsoft recomienda hasta 24 horas en sistemas muy cargados). Una vez termine, la experiencia de búsqueda suele mejorar de forma notable.

Buscar desde el Explorador y desde el menú Inicio: diferencias clave

Aunque parezcan lo mismo, la búsqueda desde el menú Inicio y la búsqueda dentro del Explorador de archivos tienen comportamientos distintos. La primera actúa como lanzador rápido: está pensada para que encuentres en segundos un programa, un documento muy concreto o un ajuste del sistema.

En Windows 11, el buscador integrado en el menú Inicio se ha adaptado visualmente al nuevo diseño, pero sigue funcionando igual que en Windows 10: basta con abrir Inicio y empezar a escribir. Verás aparecer aplicaciones sugeridas, documentos recientes, resultados web y otros elementos agrupados por tipo, con pestañas para filtrar si quieres centrarte solo en archivos, por ejemplo.

El buscador del Explorador, en cambio, está planteado para trabajar en una ruta determinada. Abres el Explorador (icono con forma de carpeta, “Este equipo” o atajo Win + E), te sitúas en la carpeta o unidad deseada y escribes en la caja de búsqueda superior. Por defecto, se recorre la carpeta actual y sus subcarpetas, pero desde el botón “Opciones de búsqueda” puedes limitar la búsqueda solo a la carpeta raíz, incluir archivos comprimidos, buscar en el contenido de los ficheros, etc.

En Windows 10, al lanzar una búsqueda aparecía una pestaña específica de “Herramientas de búsqueda” en la cinta Ribbon, con opciones para filtrar por fecha, tipo, tamaño, historial y guardar búsqueda. En Windows 11, al haberse rediseñado la interfaz, muchas de estas acciones se concentran ahora en un botón de “Opciones de búsqueda” situado en la barra de herramientas, desde el que sigues pudiendo filtrar por fecha, tipo, tamaño o ubicación, aunque se ha perdido la opción clásica de guardar una búsqueda como archivo .search-ms.

En cualquier caso, la combinación de ambos buscadores (inicio y explorador), junto con los operadores de filtrado, cubre prácticamente cualquier situación del día a día, desde abrir una app con dos teclas hasta localizar un PDF concreto enterrado en diez subcarpetas.

Trucos avanzados: comodines, tamaños, fechas y búsquedas guardadas

Uno de los recursos más útiles cuando no recuerdas el nombre exacto de un archivo es el uso de comodines en la búsqueda. El asterisco (*) sustituye a cualquier número de caracteres, de manera que puedes plantear consultas como soft* para encontrar todos los ficheros cuyo nombre empieza por “soft”, o *soft* para localizar cualquier archivo que tenga esa cadena en algún punto del nombre.

El mismo comodín sirve para filtrar por extensión. Escribir *.gif te devuelve todas las imágenes GIF, mientras que *.mp4 te enseña tus vídeos en ese formato. Puedes combinar estos comodines con otros filtros, por ejemplo: *.pdf tamaño:>50MB para encontrar solo PDFs grandes.

Los filtros de tamaño y fecha son especialmente prácticos para limpiar espacio o encontrar documentos recientes. Desde el menú de la pestaña de búsqueda (en Windows 10) o desde “Opciones de búsqueda” (Windows 11), puedes elegir intervalos predefinidos de tamaño (Vacío, Minúsculo, Pequeño, Mediano, Grande, Enorme, Gigantesco) o definir un rango específico escribiendo en la caja de búsqueda algo como tamaño:>500MB.

Para fechas, tienes valores relativos como hoy, ayer, esta semana, mes pasado, o directamente un rango con dos fechas separadas por dos puntos, algo tipo fecha:01/01/2023..31/12/2023. También puedes diferenciar entre modificado y creado, por ejemplo, modificado:ayer para documentos editados recientemente o creado:»este mes» para nuevos ficheros del mes en curso.

En Windows 10 existía una función muy interesante: guardar la búsqueda. Tras realizar una consulta en el explorador, en la pestaña “Herramientas de búsqueda” aparecía el botón “Guardar búsqueda”, que permitía almacenar la consulta como un archivo .search-ms. Este fichero se podía colocar en el Escritorio o en cualquier carpeta y, al abrirlo, volvía a ejecutar la búsqueda en ese momento, muy útil si trabajabas con filtros muy complejos.

En Windows 11 esta función tal cual se ha perdido, pero todavía puedes replicar parte de ese comportamiento usando accesos directos al explorador con parámetros o tirando de aplicaciones de terceros que sí permiten marcar búsquedas recurrentes, como Everything o algunos gestores de archivos alternativos.

Excluir carpetas de la búsqueda para ganar privacidad

La indexación mejorada está muy bien para encontrarlo todo, pero quizá no quieras que ciertas carpetas sensibles aparezcan en los resultados cada vez que alguien busque algo en tu PC. Por suerte, Windows 11 permite excluir ubicaciones concretas de la búsqueda.

Para hacerlo, ve a Configuración > Privacidad y seguridad > Búsqueda en Windows. En la sección de búsqueda mejorada verás el apartado “Excluir carpetas de búsqueda mejorada”. Desde ahí puedes ir añadiendo carpetas a la lista de exclusiones, navegando por el Explorador hasta la ruta deseada y confirmando.

Las carpetas que añadas dejarán de estar incluidas en el índice global, por lo que los archivos que contengan no aparecerán en los resultados de la búsqueda mejorada. Esto resulta especialmente útil si compartes equipo con otras personas y quieres mantener documentos privados fuera del radar sin necesidad de moverlos a otra ubicación o cifrarlos.

Siempre puedes añadir o quitar carpetas de esta lista según tus necesidades. Es una forma sencilla de gestionar el equilibrio entre la comodidad de una búsqueda agresiva en todo el disco y la necesidad de proteger determinados contenidos.

Cuando Windows no encuentra nada: índice corrupto y soluciones

Puede ocurrir que, por mucho que pruebes, Windows 11 no sea capaz de encontrar archivos que sabes que están ahí. Si el problema afecta solo a las búsquedas indexadas (menú Inicio y explorador), probablemente el índice se haya corrompido o desfasado respecto a la realidad del disco.

Recuerda que el índice no es más que una “tabla de contenidos” gigante con nombres, rutas y propiedades básicas. Cuando mandas una búsqueda, el sistema consulta ese índice en lugar de escanear todo el disco carpeta a carpeta, lo que ahorra muchísimo tiempo. Si esa tabla se rompe, el sistema deja de tener una visión fiable de tus archivos.

Cuando sospeches de corrupción del índice, el primer paso es abrir el cuadro de búsqueda, escribir “Opciones de indización” y entrar en la herramienta clásica de configuración del índice. Desde ahí puedes ver qué ubicaciones están incluidas, pausar la indexación y, lo más importante, acceder a las Opciones avanzadas.

En la ventana de opciones avanzadas tienes un botón de Reconstruir dentro del apartado de solución de problemas. Tras confirmarlo, se borra el índice actual y Windows empieza a crearlo de nuevo. El proceso puede tardar bastante, especialmente si has activado la indexación mejorada o si tu disco contiene millones de archivos.

Mientras se reconstruye, notarás que algunas búsquedas tardan más o no devuelven resultados completos, pero a medida que avanza el proceso la situación se normaliza. En equipos muy grandes puede ser recomendable dejar el PC enchufado toda la noche para que el indexador termine sin interrupciones.

Programas externos para buscar archivos aún más rápido

Aunque el buscador de Windows ha mejorado mucho, hay usuarios que prefieren optar por aplicaciones especializadas para gestionar búsquedas complejas o trabajar con colecciones enormes de archivos. Existen varias herramientas muy populares que complementan (o sustituyen) a la búsqueda nativa con índices propios y filtros avanzados.

SearchMyFiles, de Nirsoft, es una utilidad portátil y muy completa para buscar archivos de mil maneras diferentes. Permite filtrar por fecha de creación, modificación, último acceso, atributos, contenido, tamaño, extensión y más. Incluso puede detectar archivos duplicados, mismos nombres o mismos contenidos, generando listas que luego puedes exportar a HTML, CSV o XML.

Entre sus opciones puedes indicar carpetas a escanear, carpetas a excluir, tipos de archivos, rangos de tamaño o fechas… Sí, su interfaz es bastante austera y puede intimidar al principio, pero a cambio ofrece un nivel de control enorme. Una de las últimas novedades es la posibilidad de buscar texto dentro del contenido de los documentos, no solo por nombre; ideal si recuerdas una frase pero no dónde la guardaste.

Everything es otro clásico. Es un buscador ultrarrápido que crea su propio índice a partir de la tabla maestra de archivos (MFT) en discos NTFS. Consume muy pocos recursos, ocupa apenas un par de megas y es capaz de mostrar resultados en tiempo real conforme escribes. Además, dispone de filtros por tipo de archivo y un sistema de marcadores para guardar búsquedas frecuentes.

También incluye un servidor HTTP opcional, de forma que puedes realizar búsquedas remotas desde otros equipos en la red local o incluso desde fuera (si lo configuras adecuadamente). Su principal límite es que, aunque ofrece algunos filtros, no llega al nivel de sofisticación de SearchMyFiles en cuanto a condiciones complejas, pero a cambio es extremadamente ágil.

WizFile se parece bastante a Everything en filosofía: usa la MFT para escanear discos NTFS a toda velocidad y no necesita un archivo de base de datos aparte porque guarda el índice en memoria. Su interfaz es simple: cuadro de búsqueda arriba, resultados abajo, y opciones para ordenar por nombre, tamaño o fecha. Admite tanto discos locales como recursos compartidos en red, lo que lo hace ideal en entornos de trabajo con servidores de archivos.

Por último, Listary y PowerToys Run juegan más en la liga de los “lanzadores” que de los buscadores tradicionales. Listary se integra con los gestores de archivos más conocidos (Total Commander, Directory Opus, XYplorer, etc.) y permite buscar y navegar por carpetas con solo teclear, mover y copiar archivos con más comodidad, y configurar qué se incluye o se omite en los resultados.

PowerToys Run, incluido dentro del paquete Microsoft PowerToys, es un lanzador/buscador universal que aparece con un atajo de teclado. Nació como lanzador de aplicaciones, pero hoy en día, activando su integración con Windows Search y ajustando la indexación mejorada, es capaz de encontrar archivos, carpetas, configuraciones y mucho más, casi sin penalizar rendimiento.

Buscar archivos grandes y limpiar espacio sin complicarse

Si tu disco está en las últimas, una manera rápida de liberar espacio es localizar los archivos más pesados desde el propio Explorador. No hace falta instalar nada: basta con abrir la unidad (por ejemplo C:), ir a la caja de búsqueda y usar el filtro de tamaño adecuado.

Puedes desplegar el menú de tamaño (en la pestaña de búsqueda o desde la cabecera de la columna “Tamaño”) y elegir una categoría como Grande, Enorme o Gigantesco. Windows aplicará el filtro y mostrará únicamente los archivos que caen en ese rango. Si quieres hilar más fino, escribe directamente en la caja algo como tamaño:>500MB, o incluso combinarlo con otra condición, tipo tamaño:>1GB ext:iso.

Más allá de archivos personales, Windows acumula temporales, restos de actualizaciones y otros ficheros del sistema que pueden llegar a ocupar varios gigas. La forma segura de deshacerse de ellos es usar las herramientas integradas, no borrarlos manualmente. Una opción clásica es hacer clic derecho sobre la unidad C:, entrar en Propiedades y pulsar el botón de limpieza, lo que abre la interfaz para seleccionar temporales, archivos de instalación antiguos, caché de Windows Defender, etc.

La pantalla moderna de Configuración también ofrece opciones equivalentes para analizar el espacio usado y eliminar lo que ya no tiene sentido conservar. Es la manera más sencilla de que el propio sistema busque y marque por ti todo lo que es prescindible, evitando borrados peligrosos.

Combinando estas búsquedas de tamaño con una pequeña revisión periódica de descargas, vídeos y copias de seguridad antiguas, es relativamente fácil mantener el disco bajo control sin tener que recurrir a utilidades externas de limpieza agresiva.

Dominar las carpetas y la búsqueda en Windows 11 lleva un rato al principio, pero una vez interiorizas dónde configurar la indexación, cómo excluir ubicaciones delicadas, qué operadores usar en el explorador y qué hacer cuando el índice se estropea, el sistema deja de ser una caja negra y se convierte en una herramienta muy eficiente; si a esto le sumas algunos buscadores externos ligeros para casos extremos, tendrás siempre tus archivos y documentos a uno o dos clics de distancia, por muy lleno que tengas el disco.