- Izvorne metode izvoza na raznim platformama Microsoft Officea.
- Napredne postavke za izradu PDF/A datoteka koje su u skladu sa zakonom.
- Dopunski alati za brzu konverziju dokumenata u oblaku.
Vjerojatno ste se našli u situaciji u kojoj trebate poslati dokument ili ugovor, a ne želite da se promijeni niti jedan zarez u izgledu. Tu dolaze do izražaja prijenosni formati dokumenata . Oni omogućuju svima, bez obzira na uređaj koji koriste, da vide informacije točno onako kako ste ih dizajnirali.
Iako mnogi ljudi vjeruju da je instaliranje neobičnih programa ili plaćanje skupih pretplata neophodno, stvarnost je da sam Office paket već uključuje sve alate potrebne za brzo dovršetak ovog procesa. Pogledajmo kako maksimalno iskoristiti ove značajke.
Osnovni koraci za spremanje Word dokumenta kao PDF-a
Ako koristite desktop verziju Worda, postupak je prilično intuitivan. Jednostavno idite na karticu Datoteka i odaberite Spremi kao ili Spremi kopiju . Nakon što otvorite preglednik datoteka za odabir mape, proširite izbornik vrsta datoteke i odaberite PDF (*.pdf).
Prije nego što kliknete posljednji gumb, imate nekoliko zanimljivih opcija. Možete odabrati Standardnu kvalitetu ako je dokument namijenjen profesionalnom ispisu ili visokokvalitetnom čitanju online ili odabrati Minimalnu veličinu ako hitno trebate smanjiti veličinu PDF- a kako se ne bi odbijao prilikom slanja e-poštom.
Napredne opcije i PDF/A standard
Tu stvari postaju zanimljive. Ako želite da vaša datoteka bude u skladu sa strogim zakonskim propisima , kao što je slučaj s LexNET sustavom u Španjolskoj (RD 1065/2015), obični PDF neće biti dovoljan. Morate generirati PDF/A datoteku.
Da biste to učinili, unutar izbornika za spremanje kliknite gumb Opcije i označite okvir Kompatibilno s PDF/A . Ovaj format je ključan za dugoročno arhiviranje i omogućuje umjetnoj inteligenciji preciznije izdvajanje podataka od sudionika, kao i olakšavanje funkcionalnosti optičkog prepoznavanja znakova (OCR).
Detaljna prilagodba dokumenta
Ako želite ići korak dalje, Word vam omogućuje prilagodbu vrlo specifičnih detalja prije izvoza:
- Raspon stranica: Nema potrebe pretvarati cijelu knjigu ako vam je potrebno samo nekoliko stranica PDF-a.
- oznake: U PDF-u možete stvoriti navigacijski indeks na temelju Naslovi riječi ili u prethodno stvorenim oznakama.
- dostupnost: Toplo se preporučuje aktiviranje oznake strukture kako bi ljudi koji koriste čitače zaslona mogli bez problema razumjeti sadržaj.
- sigurnost: Imate mogućnost da spriječiti uređivanje PDF datoteke Šifriranje dokumenta lozinkom kako bi ga mogle vidjeti samo ovlaštene osobe.
Konverzija na druge platforme i uređaje
Ne koriste svi Windows. Ako ste korisnik sustava Microsoft 365 za Mac , postupak je gotovo identičan: idite na Datoteka, odaberite Spremi kao i odaberite PDF s popisa dostupnih formata pri dnu prozora.
Za one koji preferiraju rad na webu, Word Online nudi brzo rješenje. Jednostavno odaberite Datoteka, zatim Ispis i iz padajućeg izbornika pisača odaberite Spremi kao PDF . Međutim, imajte na umu da je ova verzija osnovnija; ako trebate oznake ili fino podešavanje, najbolje je koristiti opciju Otvori u aplikaciji za stolna računala.
Za mobilne uređaje, ako koristite iPad ili iPhone s iOS-om, put je da odete na gumb Datoteka, dodirnete Izvoz i odaberete PDF . To je najbrži način za pripremu dokumenta za dijeljenje s mobilnog uređaja.
Ostali Office alati i online alternative
Zanimljivo je da ove značajke nisu dostupne samo u Wordu. Programi poput PowerPointa, Excela, OneNotea i Visia slijede vrlo sličnu logiku, omogućujući vam izvoz sadržaja bez promjene dizajna. Čak i Project može generirati PDF/A koji je u skladu sa standardom ISO 19005-1.
Ako iz nekog razloga nemate instaliran Office, postoje online konverteri poput Smallpdf-a. Ovi alati su nevjerojatno korisni jer jednostavno prenesete DOC ili DOCX datoteku, a sustav ostatak radi za vas u oblaku. Neke od ovih platformi nude Pro verzije za rukovanje ogromnim datotekama do 15 GB , što vam omogućuje istovremenu obradu desetaka dokumenata.
Mogućnost pretvaranja datoteka je toliko svestrana da danas možemo pretvoriti iz gotovo bilo kojeg formata (kao što su JPG ili PPT) u PDF u nekoliko sekundi, osiguravajući da estetika i izvorni format ostanu netaknuti bez obzira gdje se otvaraju.
Pretvaranje Word dokumenata u PDF jednostavan je zadatak koji se može obaviti pomoću izvornog izbornika za spremanje, funkcije izvoza na mobilnim uređajima ili korištenjem alata u oblaku, što vam omogućuje podešavanje kvalitete, sigurnosti i usklađenosti s propisima pomoću PDF/A standarda.
